Referat fra Bestyrelsesmøde den 3. november 2020

image_pdfimage_print

Referat fra Bestyrelsesmøde den 3. november 2020.
Mødet afholdt hos Karin kl.10.00 – 13.00. Tilstede: Mette – Michael – SvenErik – Karin. Afbud: Kim – Anne.
Mødeleder: Mette. Referent: Karin.
Dagsorden punkter:
1.) Referatet fra 6. okt. 2020 – Godkendt med skønshedsfejl.
2.) Regnskab. Regning fra vebmarster betales med kr. 2.437,00.
3.) Forslag vedr. procedure ang.: Samtaler med nye havelejere.
Tildeling af haver. Deltagere fra bestyrelsen. Er ikke udarbejdet endnu.
4.) Orientering fra formanden: Mette har skrevet et brev til Havelejerne, med
Oplysning om lejekontrakten med Vordingborg kommune er forlænget i
ti år. På samme betingelser som den nuværende kontrakt. Der er ud-
arbejdet et tillæg til den nuværende kontrakt, som er underskrevet af
Formanden Mette og Kassereren Sven – Erik.
I brevet er ny bank og kolonihavens konto oplyst.
Skrivelse vedr. kontingent opkrævning, samt vigtige datoer for 2021,
Udsendes først efter årsskiftet.
Endnu en skrivelse: De havelejere, som ikke deltog på arbejdsdagen i
september, men ønskede anden arbejdsopgave, er nu indkaldt til hæk
plantning lørdag den 14. november 2020 fra kl. 10.00 – 13.00. De får
bespisning bestående af smørrebrød m.m. Bestyrelsen deltager også i
plantningen.
Mette har kontaktet en havelejer, som graver den rande som hækplant-
erne skal placeres i.
5.) Havelejere diverse: Den seneste haveudlejning blev klaret med et tele-
fonopkald og en snak – bestyrelsen mente ikke der var grund til at ind-
kalde de nye lejere til samtale.
C8 – har fået 8 dage til rydning af plantekasser mm. Haveforeningen
overtager de ting, som ikke er ryddet.
6.) Eventuelt:
Der er fortsat store problemer med foreningens hjemmeside.
Mette arbejder på at finde en løsning.

Facebook siden skal også kigges efter i sømmene.
Michael og Mette ser på problemstillingen!?
Haveforeningens logo, bør være på de skrivelser og breve, som bliver
udsendt fra haveforeningen. Der bør laves en skabelon, som der kan
skrives i. Mette og Michael laver en skabelon!?
Der lukkes for vandet den 15.11.20.
Venlig hilsen Karin.

Referat fra Bestyrelsesmøde d. 06. 10. 2020.Mødet afholdt i Mettes have kl. 11.00 – 13.00

image_pdfimage_print

.
Tilstede: Michael, Kim, Sven – Erik, Anne, Mette og Karin.
Mødeleder: Mette. Referent: Karin
Dagsorden punkter:
1.) Referat fra 01.09. 20 Referatet er godkendt.
2.) Regnskab. Bankkontoen i Danske Bank er åbnet. Der er udstedt Dankort
til Bestyrelsen, som formanden benytter.
Computer er indkøbt til kassereren.
Udgifter er tilmeldt betalingsservice.
Vedr. mindre udgifter kan blåt udgiftsbilag benyttes. Bestyrelsen god-
godkender at der bevilliges gaver i særlige tilfælde.
Kassereren sender brev til medlemmer, som ikke har deltaget på
arbejdsdage men udeblevet. Det drejer sig om 3 havelejere?!
Alle havelejere skal oplyses om ny bank og kontonummer.
3.) Have D 12. Der ligger nu en motiveret ansøgning om overtagelse af ha-
ven, fra havelejerens forældre. Bestyrelsen godkender med forbehold
ansøgningen. Et udvalg på 3 bestyrelsesmedlemmer, vil samtale
med ansøgerne og derefter tage endelig godkendelse.
a.) Det blev besluttet, at der skal nedsættes et UDVALG, som skal
samtale med nye ansøgere til evt havelejere.
b.) PROCEDURE for tildeling af have skal udformes – Anne udarbejder
et forslag, gerne til næste møde.
4.) Lejekontrakten som udløber 31.12. 20.
Kommunalbestyrelsen har godkendt ansøgningen om kontraktfor-
længelse.
Kolonihaveforeningen Blegdammens lejekontrakt med Vordingborg
Kommune er forlænget med 10 år. Den endelig kontrakt er endnu ikke
underskrevet, men det er oplyst, at lejemålet bliver på samme betingel-
ser, som den nuværende.
a.) Når lejekontrakten foreligger, skal der udsendes et oplysningsbrev
til Havelejerne.5.) Fælles arbejdsdag.
Der var stor tilfredshed med dagens arbejde. Der blev på de 3 timer
Udført: Hækklipning – træbeskæring – og et kæmpe flis arbejde på
Kompostpladsen. (Et hold på 3/4 mand gjorde arbejdet færdigt på
nogle timer efter deadline). Bespisningen var populær.
a.) Extra arbejde som skal laves: Plantning af hæk på B 7. Plantning
af hæk på C 8. Det er de 2 nyetablerede haver.
6.) Eventuelt:
Der har været en samtale med en havelejer, som ikke kunne forstå
hvorfor der var sendt skrivelser med advarsler!
Samtalen var positiv og havelejeren har både klippet sin hæk, fældet
piletræet – men skal også fælde Troldpilen!!
Næste Bestyrelsesmøde: TIRSDAG DEN 4. NOVEMBER
KL. 10.00. Mødet som er det sidste møde i år afholdes hos Karin
adr. Langelinie 26. (Hvis du kommer i bil, skal du parkere på pladsen ved
Sejlklubben.
Ref. Kari

Referat af bestyrelsesmøde 01.09.20.Afholdt i Mettes have kl. 11.00 – 13.30.

image_pdfimage_print


Tilstede: Mette, Anne, Sven-Erik, Karin. Fraværende: Kim, Michael.
Mødeleder: Mette. Referent: Karin.
Dagsorden punkter:
1). Referat af Generalforsamlingen den 02.08.20 blev taget til efterretning.
Referatet af bestyrelsesmøde den 04.08.20 godkendt.
2). Regnskabet. Sven-Erik er igang med overtagelsen af regnskabet. Der er
Skiftet bank til Danske Bank. Men endnu ikke åbnet for kontoen.
Bestyrelsesmedlemmerne har alle underskrevet kontoen?!
Ved indbetaling af haveleje eller andre indbetalinger på Havefor-
eningens konto skal indbetaler påføre sit navn og havenummer.
3). Vedr. manglende reaktion fra havelejere.
Pt. er der 2 havelejere, som igen skal kontaktes – Sven-Erik kontakter
den ene. Mette skriver til den anden, det er 2. advarsel, som sendes på
mail!
Tages op på næste BM.
4). Kontakten til kommunen vedr. lejekontrakten.
Der er nu gang i sagen om forlængelse af Kolonihaveforeningens
Lejekontrakt. Ansøgningen er til behandling i Økonomiudvalget – som er
et politisk udvalg, derfra skal sagen behandles på et kommunalbe-
styrelses møde. Vi vil derefter blive orienteret om resultatet!
7). Anne redegør for lokalplanen, som er udgivet i 1998.
Der er ingen planer for området, ingen bebyggelse selvom kolonihaven
ligger i byzone område. Problemer med byudvikling kan bla. være
Skydebanen og Rensningsanlægget.

Computeren skal overdrages fra Mette til Anne.
Hjemmesiden – Anne har lavet aftale med Johnni Buch.
6). Punket udgår, da Kim ikke er tilstede.
5). Fælles Arbejdsdag Lørdag den 12.09.20. kl. 10.00 – 13.00.
Mette laver en skrivelse med tilmelding/antal og evt. afbud. Skrivelsen
Mailes og til dem uden mail bliver den lagt i deres postkasse.Alle møder op i Fælleshuset, hvor de skal tjekkes ind på navn og
havenummer!
Karin tjekker indtjekningen.
Her bliver der lavet arbejdshold efter interesse og formåen.
Der er lejet en Flismaskine, samt en Lift.
Sjakbejdse for områderne:
MICHAEL har ansvar for beskæring af randbeplantningen i A- området.
Skal minimum bruge 5 – 7 personer.
ANNE ansvar for hækklipning på Fællesgrunden.
Brug for mindst 4 – 5 personer.
LARS tager sig af FLISMASKINEN på kompostpladsen KIM er på pladsen
som assistent.
Her skal resten af de fremmødte hjælpe til.
METTE laver maden – og svinger grydeskeen over Karin.
Menuen er kartoffelsalat med pølser og brød. Øl og vand.
Maden serveres kl. 13.00 når arbejdesdagen er slut.
8). Eventuelt.
A) Endnu en have! Det foreslås at der bliver lavet endnu en lille have på
fællesgrunden. Med indgang fra B gangen. Anne måler op. Det skal
fremlægges på næste bestyrelsesmøde.
B) Haven på C gangen, er blevet halveret.
C) Hæk plantning kan evt udføres som opgave, for udeblivelse på
arbejdsdagen.
D) Mette orientere om plan for ombygning/omplacering på
kompostpladsen.
E) Mette undersøger priser på hækplanter – måske et godt tilbud.
Næste møde er TIRSDAG DEN 6. OKTOBER 2020 kl 11.00 i Mettes have.
Tak for herlige brunch boller � .
Ref. Karin

Referat af bestyrelsesmøde 01.09.20.
Afholdt i Mettes have kl. 11.00 – 13.30.

GENERALFORSAMLING 020820 I HAVEFORENINGEN BLEGDAMMEN.

image_pdfimage_print

Generalforsamlingen blev afholdt udendørs i fællesområdet. Der var 25 haver
repræsenteret ud af 42 haver.
Dirigent: Edmund. Stemmetæller: Mia og Kurt
Formandens beretning v. Mette.
Se den skriftlige beretning ophængt i “skabet” ved Safirvej.
Spørgsmål/kommentarer til beretningen.
Lejeaftalen med kommunen (som udløber den 31.12.20) – der er
undersøgelse sat igang og der arbejdes på sagen.
Kompostpladsen som er inddelt til forskellige strørrelse afklip og grene skal
respekteres og overholdes.
Beretningen blev enstemmigt vedtaget.
Regnskabet og budget 2021 blev fremlagt og gennemgået af Lis.
Revisor havde gennemgået regnskabet og underskrevet.
Regnskabet blev enstemmigt godkendt.
(Der var ingen ændringsforslag til kontingent eller indmeldelsesgebyr)
Der var ingen indkomne forslag.
Valg.
Mette genopstillede og blev valgt for 2 år.
Sven-Erik opstillede og blev valgt for 2 år.
Michael opstillede og blev valgt for 1 år
Anne opstillede og blev valgt for 1 år.
Kim ikke på valg – på valg om 1 år.
Valg af en suppleant. Her blev det skriftlig afstemning.
Dennis fik 11 stemmer
Karin fik 13 stemmer – valgt for 2 år.
Valg Revisor
Kurt Skov valgt for 2 år
Revisor suppleant
Dennis Rasmussen valgt for 1 år.EVENTUELT.
Venteliste til haveforeningen.
Der er stor interesse for at få en kolonihave, og ventelisten vokser.
Det lægger en form for pres på både havelejere og bestyrelsen.
Bestyrelsen arbejder på at havelejerne SKAL overholde vedtægter og
ordensregler. I sin yderste konsekvens kan det medføre en opsigelse af
havelejeren.
Der blev stillet forslag om, at de havelejere, som havde rigtig meget brug for
hjælp, skulle man tilbyde en hjælpende hånd.
Hjemmesiden blev efterlyst.
Facebook siden blev efterlyst.
General orientering og kommunikation fra bestyrelsen er mangelfuld.
Brug “glasburet” til opsætning af orienteringssedler.
Bytte/loppemarked.
Etablering af interesseudvalg.
Respekt for den grønne genbrugsplads!
Generalforsamlingen blev afholdt i god ro og orden i løbet af 2 timer.
Referent Karin

Referat fra bestyrelsesmøde den 4. august 2020

image_pdfimage_print

Tilstede: Svend-Erik, Kim, Michael, Anne,
Mødeleder: Mette. Referent: Karin.

  1. Referat fra kaffemødet den 23.07, taget
    til efterretning. Brug af åben ild/gril
    overføres til næste møde.
  2. Ny bestyrelse har konstitueret sig.
    Formand – Mette. Michael blev valgt som
    Næstformand. Kasserer Svend-Erik.
    Anne ønsker ansvaret for
    kommunikationen, Facebook og
    hjemmeside. Kim har ansvar for
    maskinpark udlejningen og
    kompostpladsen. Kim åbner og lukker for
    vandet, samt aflæser forbruget. Karin for
    referater.
  3. Kasserer kontakter Lis for overlevering af
    regnskab samt bilag.
  4. Ny bankforbindelse ønskes i bestyrelsen,
    Danske Bank foretrækkes og kontaktes.5. Brainstormen gav medlemmerne indsigt i
    de visioner som rørte sig hos hinanden.
  5. Mødekalender. Der afholdes
    bestyrelsesmøde den første tirsdag i hver
    måned kl.11.00 i Mettes hus. Dog er
    mødet den 3. november flyttet til Karins
    bopæl. Mødet er det sidste møde i år.
  6. Eventuelt.
    Under punktet kom mange ideer, forslag.
    Festudvalg Kim og Michael vil gerne
    arrangere en efterårs havefest. Anne
    foreslår der udarbejdes velkomst-
    materiale og at informationsniveauet
    bør hæves markant. At der dannes “plat
    forme” til formidling af diverse ting.
    Det blev omtalt at foreningens kasse-
    beholdning er ret høj – hvorfor og hvad
    skal beløbet bruges til. Mette og Kim
    orientere om hvad der ligger i tankerne.
    Bestyrelsen budgetterer og planlægger.
    Mette spørger om foreningen skal
    ansøge Fanefjordfonden om midler
    til renovering af fælleshuset.
    Vedr. Forsikringer. Ved arbejde i have-
    foreningen er det ens egen ansvar-ogUlykke forsikring man skal benytte.
    Haveforeningen har ingen forsikring.
    Containerdøren skal repareres.
    Næste møde: Tirsdag den 1.9.20 kl 11
    I Mettes have.
    Ref. Karin

Generalforsamling 29/5 2016

image_pdfimage_print

Der afholdtes generalforsamling søndag d. 29/5 kl 14:00 i fælleshuset.

1. Formanden bød velkommen og foreslog herefter B13 Per Lundkvist som dirigent. Der var ingen modkandidater til posten som dirigent og dette blev vedtaget. Dirigenten kunne herefter konstatere at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.

2. Formandens beretning

Beretning fra formanden om bestyrelsens arbejde

Vi har i det forløbne år afholdt 3 bestyrelsesmøder og haft 2 fælles arbejdsdage.

Arbejdsdagene havde ikke helt den tilslutning, vi oplevede det foregående år. Vi manglede især mænd og maskiner, så nogle af de større projekter måtte vi udsætte, men vi fik da slået græs og klippet hække på fællesarealerne.

Vi har flere gange haft planer om at rydde D2. Vi fik ryddet grunden for affald, som blev kørt bort, og så kom vi ikke videre. Projektet virker noget uoverskueligt. Vi har forsøgt at indhente tilbud , og herigennem betale os fra det, men vi har ikke indtil nu fundet nogen, der vil påtage sig opgaven. Hvis grunden bliver ryddet, mener vi, det vil være lettere at leje den ud.

P.t. har vi kun 2 ledige haver. Det er jo dejligt, da ledige haver gror til og kan genere naboerne og i øvrigt heller ikke ser særlig kønt ud.

Vedligeholdelse af fællesarealerne kræver en indsats mere end 2 gange på en sommer. Heldigvis er der nogle frivillige, som i løbet af sæsonen går ind og slår græs og skuffer gange, men der er nogle områder, der ikke bliver holdt, så vi kunne godt bruge nogle flere som frivilligt påtager sig at vedligeholde et område.

Man behøver ikke spørge nogen. Man kan bare gå ind og slå græs, klippe hæk, eller hvad der nu trænger til.

Oprindeligt var det meningen, at alle skulle holde fællesgangen ud for deres have og holde ukrudtet væk. Det skal man for så vidt stadig, men nogle steder er det ikke længere muligt at skuffe ukrudtet væk. Når man ikke kan det, må man i stedet slå det med en plæneklipper. Så får vi nogle steder græsrabatter i stedet for grusgange, men det kan også være pænt.

I september måned havde vi besøg fra kommunen. Jeg viste dem rundt i vores haveforening. De var mest interesserede i adgangsvejene. Det handler om, at redningskøretøjer skal kunne finde vej.

Der skal være et nummer ude ved vejen. Vores adresse er Safirvej nr 2. Der skal være oversigtskort  i udhængsskabet, der skal være bogstav på gangene og numre på havelågerne.

Vi mangler nummer ude ved vejen og et bogstav ved A-gangen, og der er mange der mangler nummer på deres have. Så jeg må endnu engang opfordre til, at man får nummer på havelågen.

I den forbindelse må jeg også minde om, at man ikke må parkere på gangene. Det vil også hindre redningskøretøjer i at kunne komme frem.

På sidst bestyrelsesmøde trak Ditte sig fra bestyrelsen, da hun er i færd med at afhænde sin have. Mette, som er suppleant trådte ind i stedet for, så det er Mette, som er på valg og ikke Ditte.

Til slut vil jeg takke bestyrelsen for godt samarbejde, og en stor tak til dem, som i løbet af sommeren gør en indsats på vores fællesarealer.

Stege d. 27. maj 2016                                                                   Lis Dreyer

3. Regnskab

Regnskabet for 2015 blev fremlagt af kassereren og godkendt af generalforsamlingen.

pdfRegnskab haveforeningen 2015-revideret

Generalforsamlingen undrede sig over den store post på Vordingborg Forsyning og det kom frem at visse haver benytter vand i helt uhørt grad. Dette vil der blive fulgt op på fra bestyrelsen af.

4. Budget

Budget for 2016 blev fremlagt af kassereren og godkendt af generalforsamlingen.

Kontingent og indmeldelsesgebyr forbliver uændret på henholdsvis 900/500 for haver og 150 i gebyr.

pdfBudget 2016

5. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

6. Valg til bestyrelsen

C10 Mette Mathiasen og B18 Erik Bjerre modtog begge genvalg til bestyrelsen.

C12 Karin Rasmussen modtog genvalg som suppleant til bestyrelsen.

A14 Bengt Rastén modtog genvalg som revisor.

7. Eventuelt

Næste fælles arbejdsdag er søndag d. 5/6 kl 10-15. Der har tidligere været opslag i udhængsskabet og fælleshuset at det skulle være 5/5, men dette har været en fejl.

Alle opfordres til at møde op og medbringe hvad de måtte have af motoriserede redskaber og trailere. Arbejdsdagen vil være koncentreret omkring randbeplantningen der skal klippes og bortkøres.

Dirigenten kunne herefter konstatere at der ikke var mere til punktet eventuelt og meldte generalforsamlingen for værende afsluttet i god ro og orden.

Bestyrelsesmøde 23/5 2016

image_pdfimage_print

Formanden havde indkaldt til bestyrelsesmøde mandag den 23/5 2016 kl 20.

Tilstede var: Karin, Ditte, Lis og Jens.

Dagsorden var:

  1. Fremlæggelse af regnskab og budget
  2. Ændring i bestyrelsen
  3. Generalforsamling
  4. Næste bestyrelsesmøde
  5. Evt

 

Referat:

  1. Bestyrelsen har godkendt regnskab og budget. Regnskabet bliver nu sendt til foreningens revisor for endelig godkendelse.
  2. Ditte har valgt at  udtræde af bestyrelsen da hun overdrager sin have din anden side. Mette træder derfor ind i bestyrelsen som fuldgyldigt medlem automatisk.
  3. Bestyrelsen opfordres til at medbringe en kande kaffe til generalforsamlingen.
  4. Næste bestyrelsesmøde bliver umiddelbart efter generalforsamlingen
  5. Der var ikke noget under eventuelt.

 

Tak for fremmøde.

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 2016

image_pdfimage_print

Ordinær generalforsamling søndag d. 29. maj 2016 kl. 14.00 i fælleshuset.

Dagsorden er som følger.

  1. Valg af dirigent og stemmetællere
  2. Formandens beretning
  3. Regnskab
  4. Godkendelse af budget
    1. Fastsættelse af kontingent
    2. Fastsættelse af indmeldelsesgebyr
  5. Behandling af indkomne forslag
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer (genvalg kan finde sted)
    1. På lige år: Vælges to bestyrelsesmedlemmer
      På valg er B12 Ditte Sigersted og B18 Erik Bjerre
    2. På lige år vælges 1 bestyrelsessuppleant
    3. Valg af 2 revisorer vælges forskudt hvert år.
  7.  Eventuelt (emner under dette punkt kan ikke nedsættes til afstemning)
    1. Fælles arbejdsdage (søndag d. 5/6 og lørdag d. 27/8)

Vel mødt!