Til stede: Lis, Sanne, Gitte, Klas og Nete
Referent: Nete

Info fra formanden:

Der er kommet ny træbeklædning på dele af fælleshuset og noget af træværket er nu malet. Resten er undervejs.

Oversigten, som i sin nuværende form er at finde på hjemmesiden, bliver redigeret af Sanne og Klas. Der er et par justeringer på A- og B gangen.

Der er plantebyttedag på fællesgrunden C8 lørdag d. 9/9, hvor Nete og Sanne er tovholdere.

Der er anskaffet et arkivskab, der er aflåst og låst inde, hvor hver have får sin egen lomme. Her skal der anbringes en lejeaftale med navn, adresse, telefon og mail. Her skal også stå om der er uddelt arbejdsopgaver og om der er lavet specielle aftaler. (f.eks. post i postkasse), lige som eventuelle påtaler, advarsler og andre relevante oplysninger er skrevet her. Det enkelte medlem er fortsat selv ansvarlig for ændring af stamoplysningerne

Økonomi/Budget:

Gitte havde printet status over den økonomiske situation med forbrug siden sidst. Der er ikke brugt mange penge, men der har været små prisstigninger på enkelte poster.

Der er udarbejdet en model for udarbejdelse af budget til næste år, lige som der arbejdes med mere langsigtet budgetplanlægning.

Det er vigtigt at der er navn på følgesedler ved indkøb, så Gitte nemmere kan notere udgifterne de rette steder.

På næste møde vil et af fokuspunkterne være budgetlægning.

Nye tiltag:

Der er forslag om etablering af petanquebane på C8. Vores undersøgelser viser at
omkostningerne ved en simpel bane vil komme op på ca. 7000 kroner. Vi synes det
er en god ide, som vi tror på kan styrke fællesskabet, som kan bruges af såvel børn
som voksne og vores økonomigennemgang viser er der er rigeligt med penge.
Alligevel har vi besluttet at medtage det i næste års budget hvor generalforsamlingen så kan tage stilling.

Hestemøg og de udfordringer det giver:

Bestyrelsen skal orienteres i god tid inden der kommer nyt hestemøg, så vi kan forebygge klager.

Der har været klager over seneste levering, som især har handlet om, at det ser grimt ud og at bunken er for stor.

Gitte har undersøgt miljømæssige krav, som klart anbefalede at vi ikke får møg fra mere end 2 heste.

Der blev snakket om muligheden for at lave et indhak i hækken ved D2 og producere en slags hestemøgsbås, så det ikke kommer til at ligge i vejen.

Der er mange der er rigtig glade for denne form for gødning, så det er værd at arbejde med de udfordringer der er.

Klas er tovholder på møget og får snakket med Kim om realistiske muligheder.

Arbejdsdag d. 23/9

1. Fælleshus/grund Sanne + min. 2 andre
2. Randbeplantning på hovedsti – kraftig beskæring. Klas + Nete + 8-10 andre
3. Maling af container. Gitte + 4 andre
4. Slåning af græs på arealerne ud mod Nymarksvej og Skydebanevej. 4 personer.

Der skal tjekkes op på om de arbejdsopgaver der blev uddelt efter sidste arbejdsdag, er udført.

Personsager

Vi har brugt særdeles meget tid på at forsøge at kommunikere med lejere af haver der ikke er
blevet holdt. Et par gange er det gået godt og vi er kommet i mål med aftaler der har været gode for alle parter.

Desværre har der været alt for mange sager hvor vi efter mange forsøg på at få en snak via
telefon, mail eller sms, ikke er kommet igennem.

Nogle gange skyldes det at medlemmet ikke har fået meddelt bestyrelsen at der er ændret i mailadresse eller telefon. Det har medført at vi har sendt advarsler og opsigelser ud som beskrevet i vedtægterne. Her er brevene sendt anbefalet og også her har der været kludder med den opgivne adresse i forhold til den faktiske.

Vi har været meget opsatte på at få en dialog, og finde veje til at løse problemerne, men
manglende respons har betydet at vi har brugt tæt på 1000 kr. på anbefalede breve. Med
advarsler eller opsigelser.

Der er i øjeblikket 10 på venteliste.

Onsdag d. 2/8-2023

Til stede: Sanne, Gitte, Klas, Karina, Nete
Referent: Nete

Info fra formanden

Sanne takkede for deltagelse i vores og haveselskabets arrangement med åbne
haver.Gæsterne- dem var der 15-20 af, gav en super god respons og udviste interesse for
at kunne få en have.
Flere af os, der har have benyttede lejligheden til at få et kig i nogle af haverne, og
der var forslag om, at lave et lignende arrangement for os selv.

Sanne åbner sin have hver mandag fra klokken 14 – 16 indtil 1. oktober.
Her kan man møde formanden og få en snak.
Det vil blive skrevet i kalenderen på hjemmesiden.

Økonomi/budget

Gitte gennemgik vores aktuelle regnskab og budget, så vi kunne få et overblik over
foreningens økonomi.
Det eksisterende budget er lidt vanskeligt at arbejde med, så vi vil prøve at revidere
det. For at sikre, at vi ikke laver nogle fejl, vil Sanne og Gitte eventuelt kontakte
revisoren når bestyrelsen har lavet et udkast til et arbejdsvenligt budget.

I forbindelse med økonomisnakken blev vi enige om en forenkling af processen, så
ethvert beløb ikke nødvendigvis skal godkendes på bestyrelsesmøder. Vi holder styr
på forbruget ved økonomisk status på alle ordinære møder.

Af akutte udgifter vil der være materialer til den mest nødvendige renovering af
fælleshuset, så det ikke falder helt sammen.
Til nødtørftig beklædning under vinduerne hjælper Poul og Gitte med det praktiske
arbejde.
Vi får også hjælp til maling.
Klas henter materialer.

Der skal laves nye gangnumre af hensyn til eventuel redningstjeneste.
Arbejdet er i gang.

Post

Der er afsendt et par anbefalede breve med opsigelser. Brevene er sendt til de
adresser medlemmerne har opgivet til foreningen.
Et medlem har opsagt sit lejemål. Haven bliver en udvidelse af fælleshusets have.
B18 er nu udlejet.
Der er søgt om en vandhane med gevind på B – gangen. For at sikre at ingen fristes
til at tilslutte en haveslange nøjes vi med at sætte en ny slange på med
spændebånd.
Det klarer Karina.
Fælleshuset mangler havenummer og låge. Da have C8 nu indgår i fællesområdet, er
det der, der bliver sat låge op. Nummeret bliver placeret på huset.
Der har været dialog om praktiske ting med flere haver efter havevandringen.

D2

Der bliver udarbejdet et opslag til hjemmesiden og Facebook med efterlysning af
ideer til hvordan vi kan styre vores fælles haveaffaldsplads, så man kan komme af
med affaldet de rigtige steder og færdes på området uden at komme til skade på
grund af stikkende tjørn, brombær og lignende.
Der skal også gerne se ordentligt ud.
Der blev talt om at få et firma til at hente noget af affaldet og Sanne indhenter
tilbud.

Lejeaftaler.

Sanne er ansvarlig for lejeaftalerne.

Ventelisteprocedure

På generalforsamlingen blev der henstillet til den nye bestyrelse at kigge på
ventelisteproceduren. Man savnede gennemsigtighed for hvordan nuværende
medlemmer er stillet i forhold til f.eks. At få tildelt en have med bebyggelse.
Indtil videre bevarer vi den eksisterende procedure, hvor man skal skrives på samme
venteliste, og får tilbud i prioriteret rækkefølge.
Bestyrelsen vil forsøge at udarbejde et forslag til generalforsamlingen, hvor der
indgår en bytteordning efter en tid og med bestyrelsens accept, så vi kan sikre at
ingen bliver snydt.

Evt.

Der bliver lavet nye gangbogstaver og nyt Blegdammen skilt.

Onsdag d. 5/7 2023

Til stede: Sanne, Klas, Gitte, Nete, Karina og Lis.
Referent: Nete

Info fra formanden

Der har været en vellykket arbejdsdag hvor 22 haver var repræsenteret.

De 2 personer der havde vist interesse for have B 18 er sprunget fra og næste skridt er så at den kommer i udbud på Facebook.

Sanne passer foreningens mail

Arbejdsdagen. Hvad skal vi prioritere næste gang. Hvad gik godt og hvad gik skidt.

Vi må erkende at ikke alt praktisk arbejde kan løses på en arbejdsdag og især D2 volder vanskeligheder.

Der var mange bud på hvordan vi kan komme videre som at nedsætte en fast arbejdsgruppe, få hjælp fra et havefirma, få styr på kompostaktivering m.v.

Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde.

Af arbejdsopgaver til dem der ikke mødte op kan nævnes:

• Færdigmaling af udhængsskab og borde/bænkesæt.
• Græsslåning langs hækken ved D2 ind til næste arbejdsdag.
• Græsslåning ved fælleshus ind til næste arbejdsdag.
• Vedligehold af indgangen ved Safirvej.
• Maling af containerbeklædning.
• Græsslåning her og der.
• Organisering og reparation af træbeklædning ved fælleshus.
• Indvendig rengøring af fælleshus.
• Randbeplantning.

Lis prøver at organisering tildeling af arbejdsopgaver.

Forslag og spørgsmål fra medlemmer på arbejdsdagen

Fælleshuset må gerne bruges af medlemmerne, man skal bare lige huske at lave en aftale med bestyrelsen, så det ikke ramler sammen med andre aktiviteter.

Man tjekker lige kalenderen på hjemmesiden, henvender sig til bestyrelsen via mail eller brev i postkassen. Bestyrelsen svarer hurtigst muligt.

Man efterlader naturligvis huset i ryddet stand.

Et medlem foreslog at man betaler et depositum når man får en have, så der er penge til at ordne haven ved afståelse. Hvis lejeren selv har ordnet haven, skal beløbet tilbagebetales.

Da der er penge involveret skal det tages op på en generalforsamling.

Økonomisk status

På næste møde fremlægger Gitte en status så vi kan se hvor meget vi har tilbage at gøre godt med på de forskellige budgetposter.

Forretningsorden

Bestyrelsens forretningsorden er dags dato vedtaget.

Udlejning af havemaskiner

På hjemmesiden kan man se hvordan man kommer i kontakt med Lars, der nu er den der står for udlejning af havemaskiner.

Det kommer til at koste 150 kr. at leje en maskine, som er fyldt op med benzin.

Lejen betales til foreningen via mobilepay eller bank.

Kassereren bliver orienteret om leje via sms så lejen kan registreres i regnskabet.

Plantebyttedag

Vi holder plantebyttedag d. 9/9- 2023 ved fælleshuset.

I forbindelse med dagen vil der være et beskedent traktement.

Mere herom senere.

Havevandring

Der er udarbejdet tjeklister til havevandringen. En til have lejeren som bliver efterladt i postkassen og en til bestyrelsen til opfølgning.