Til stede: Gitte, Sanne, Lis, Klas, Karina og Nete

Referent: Nete

Mødet blev afholdt på Cafe Borre

Info fra formanden:

Platform for mail bliver ændret. Det vil fortsat være gratis for os og har ingen
betydning for medlemmerne da adresserne vil være de samme som altid.

Der er indkøbt ny printer som er hos formanden

Ventelisten er opdateret og Sanne er i dialog med de berørte.

Det vil koste 2500 kroner plus moms at få fjernet campingvognen fra C6. Den har stået der på dispensation og skulle fjernes ved lejerskift.
Sanne er i kontakt med en der vil komme og ordne det når vejret er til det.

Der er 3 bestyrelsesmedlemmer der er på valg til generalforsamlingen og der vil være behov for at der er nogle der melder sig, da ikke alle nødvendigvis ønsker genvalg.

Økonomi:

Der var enkelte spørgsmål til det foreløbige regnskab – blandt andet om hvor mange der havde betalt for ikke at deltage på arbejdsdagen.
Der er brugt forholdsvis mange penge på porto.

Arkiv:

Vi har fået en del materialer til arkivet fra Karin.

Det drejer sig om kommunikation med kommunen vedr. ventelisteoverdragelse. Selv om at vi selv har ført ventelisten – vist nok altid – har det været kommunens ansvar.

Kommunen mener at det giver god mening at vi selv håndterer ventelisten og godkendte vores ansøgning d. 8/9 – 22

Der er også kommunikation med kommunen vedr. forlængelse af lejeaftale. Det var en langvarig sag.

Vi søgte om 15 – 20 års fortsat uopsigelig lejeaftale og fik 10 år. Lejeaftalen udløber d. 31/12 – 30.

Herefter skal der igen søges.

Det er en god ide at være i god tid da der er mange instanser der skal høres.

Der er også materialer om frivillighedsarbejde.

I arkivet er der blandt andet også lejeaftaler, vedtægter, ordensregler, ventelisteprocedure, aktuel kolonihavelov og forretningsorden for bestyrelsen.

Dilemmaer:

For at undgå at skulle indkalde til ekstraordinære bestyrelsesmøder når uforudsete udviklinger i sager opstår, og der kræves hurtig handling, har vi besluttet at bestyrelsen udstikker hovedlinjer i de enkelte sager, hvorefter sagerne uddelegeres til mindst 2 bestyrelsesmedlemmer, som så har kompetence til at træffe de nødvendige beslutninger.

Personsager:

Der er stadig et par sager der ikke er færdigbehandlede. Der er især kommunikationsproblemer.

D2

I mangel på andre tilbud, har der været henvendelse til et firma, for at finde ud af, hvad det vil koste os at få ryddet D2.
Henvendelsen var i oktober da pladsen så ud som den gjorde den gang, og beløbet var 13000 kroner.

Nu ser pladsen ganske anderledes ud. Der er henkastet store mængder haveaffald uden
hensyntagen til de anvisninger der har været på de markerede områder. Rydningen bliver sikkert væsentligt dyrere.

D2 er nærmest kaotisk.

Fremadrettet har vi overvejet forskellige muligheder.

• At sætte et kamera op så vi kan se hvem der kan stilles til ansvar.
• At indføre selvkompostering.
• At bruge vores arbejdsdage på at rydde op på D2

…
Vi efterlyser tanker og forslag fra alle medlemmer til hvordan vi kan få D2 til at fungere.

Ventelisteprocedure.

Bestyrelsen har besluttet at anbefale at fortsætte med den nuværende ventelisteprocedure, men med den ændring at ordet vurderingsudvalg bliver erstattet af bestyrelse.

Nytårsbreve:

Vi omdeler breve med oplysninger om kontingent for 2024 og en foreløbig dagsorden for den kommende generalforsamling.

Til stede: Klas, Sanne, Gitte, Karina, Nete.
Afbud: Lis

Referent: Nete

Info fra formanden:

Arbejdsdagen forløb fint både i forhold til arbejdet på området og den efterfølgende snak i
fælleshuset.

Ventelisten er blevet lidt kortere da der er et par stykker der har bedt om at blive slettet.

Der er i øvrigt ingen slinger i valsen i forhold til at overholde den eksisterende
ventelisteprocedure, selv om der er flere der er kommet med kreative ideer til at komme
foran på listen.

Økonomi/budget:

Regnskab Gitte gennemgik forbrug indtil nu på de forskellige områder og fremlagde et
forslag til arbejdsbudget for 2024.

Vores aktuelle saldo er på knap 60000 kr. Men der er udgifter der endnu ikke er blevet
registreret.

En af de bemærkelsesværdige udgifter i perioden har været porto. Det er dyrt at sende
anbefalede breve ud.

Bestyrelsen blev bedt om at aflevere bonner den sidste dag i måneden og huske at tage et
billede af bonnen inden aflevering. Der skal navn på bonnen.

Der er mulighed for at få betalt brændstof når man kører i egen bil for foreningen. Også her
er det vigtigt med kvittering.

Arbejdsbudget for 2024. Gitte fremlagde et forslag til arbejdsbudget hvor især nye
projekter rykkede på balancen. Det drejer sig om etablering af fælles aktivitetsmulighed på
C8 som jo nu er en del af fællesgrunden og reetablering af D2.

Vi afventer et tilbud på rydning af D2. Mens arbejdet med rydning forestår, vil pladsen blive lukket.

Der er endvidere afsat penge til vedligehold bygninger og havemaskiner og nyindkøb både
til kontorhold (printer) og en plæneklipper.

Arbejdsbudgettet blev vedtaget.

Selv om vi kommer til at bruge lidt flere penge end i indeværende år, vil der ikke komme et
forslag om kontingentforhøjelse.

Personsager:

Punktet kom til at fylde en del, da der var flere der henviste til at de af tidligere bestyrelser
var blevet lovet et eller andet.

Der er et par stykker der ikke har responderet på henvendelser vedrørende udeblivelse fra
arbejdsdag.

Der sker stadig at der er nogle der ikke husker, at klager og forespørgsler skal ske skriftligt –
enten i postkassen ved fælleshuset, eller via mail.

Vi vil gerne minde om, at man altid er velkommen til at tilbyde sin hjælp, hvis man kan se at
der er nogle, der i en periode har brug for hjælp. Man kan gøre det alene eller måske
oprette en lille arbejdsgruppe.

Det kan måske hjælpe med til at undgå opsigelser.

Kalender:

Generalforsamling bliver afholdt d. 28/4

Øvrige datoer med angivelse af forskellige frister for kontingentindbetaling, forslag til
generalforsamling m.v. vil fremgå af kalenderen.

Evt.:

Arkiv er oprettet med diverse formalia og med aktuelle navne og adresser på
medlemmerne.

Det er naturligvis aflåst.

Printer bliver indkøbt.

Hane på vandforsyning skal etableres. Klas kontakter VVS

B6 er udlejet fra efter efterårsferien. Der er et par kattekillinger i en tønde i haven som der
lige skal tages vare om. B11 er stadig ledig. Flere haver er på vej.

På generalforsamlingen maj 2023 var der uklarhed om hvordan ventelisten skulle
forstås.

Der var især usikkerhed om, hvordan vi, der allerede har en have er stillet, hvis vi har
ønske om en anden have.

Bestyrelsen fik derfor til opgave at forsøge at tydeliggøre hvordan ansøgere udefra
og interne ansøgere er stillet fremover.

Som det er nu, og indtil generalforsamlingen beslutter noget andet er der en
venteliste- og kun en.

Når der kommer ledige haver, bliver alle på ventelisten orienteret.

De der er interesserede giver besked tilbage til formanden.

Den af de interesserede der står øverst på ventelisten, får den.

Der er ingen mulighed for at omgås ventelisten.

Til stede: Lis, Sanne, Gitte, Klas og Nete
Referent: Nete

Info fra formanden:

Der er kommet ny træbeklædning på dele af fælleshuset og noget af træværket er nu malet. Resten er undervejs.

Oversigten, som i sin nuværende form er at finde på hjemmesiden, bliver redigeret af Sanne og Klas. Der er et par justeringer på A- og B gangen.

Der er plantebyttedag på fællesgrunden C8 lørdag d. 9/9, hvor Nete og Sanne er tovholdere.

Der er anskaffet et arkivskab, der er aflåst og låst inde, hvor hver have får sin egen lomme. Her skal der anbringes en lejeaftale med navn, adresse, telefon og mail. Her skal også stå om der er uddelt arbejdsopgaver og om der er lavet specielle aftaler. (f.eks. post i postkasse), lige som eventuelle påtaler, advarsler og andre relevante oplysninger er skrevet her. Det enkelte medlem er fortsat selv ansvarlig for ændring af stamoplysningerne

Økonomi/Budget:

Gitte havde printet status over den økonomiske situation med forbrug siden sidst. Der er ikke brugt mange penge, men der har været små prisstigninger på enkelte poster.

Der er udarbejdet en model for udarbejdelse af budget til næste år, lige som der arbejdes med mere langsigtet budgetplanlægning.

Det er vigtigt at der er navn på følgesedler ved indkøb, så Gitte nemmere kan notere udgifterne de rette steder.

På næste møde vil et af fokuspunkterne være budgetlægning.

Nye tiltag:

Der er forslag om etablering af petanquebane på C8. Vores undersøgelser viser at
omkostningerne ved en simpel bane vil komme op på ca. 7000 kroner. Vi synes det
er en god ide, som vi tror på kan styrke fællesskabet, som kan bruges af såvel børn
som voksne og vores økonomigennemgang viser er der er rigeligt med penge.
Alligevel har vi besluttet at medtage det i næste års budget hvor generalforsamlingen så kan tage stilling.

Hestemøg og de udfordringer det giver:

Bestyrelsen skal orienteres i god tid inden der kommer nyt hestemøg, så vi kan forebygge klager.

Der har været klager over seneste levering, som især har handlet om, at det ser grimt ud og at bunken er for stor.

Gitte har undersøgt miljømæssige krav, som klart anbefalede at vi ikke får møg fra mere end 2 heste.

Der blev snakket om muligheden for at lave et indhak i hækken ved D2 og producere en slags hestemøgsbås, så det ikke kommer til at ligge i vejen.

Der er mange der er rigtig glade for denne form for gødning, så det er værd at arbejde med de udfordringer der er.

Klas er tovholder på møget og får snakket med Kim om realistiske muligheder.

Arbejdsdag d. 23/9

1. Fælleshus/grund Sanne + min. 2 andre
2. Randbeplantning på hovedsti – kraftig beskæring. Klas + Nete + 8-10 andre
3. Maling af container. Gitte + 4 andre
4. Slåning af græs på arealerne ud mod Nymarksvej og Skydebanevej. 4 personer.

Der skal tjekkes op på om de arbejdsopgaver der blev uddelt efter sidste arbejdsdag, er udført.

Personsager

Vi har brugt særdeles meget tid på at forsøge at kommunikere med lejere af haver der ikke er
blevet holdt. Et par gange er det gået godt og vi er kommet i mål med aftaler der har været gode for alle parter.

Desværre har der været alt for mange sager hvor vi efter mange forsøg på at få en snak via
telefon, mail eller sms, ikke er kommet igennem.

Nogle gange skyldes det at medlemmet ikke har fået meddelt bestyrelsen at der er ændret i mailadresse eller telefon. Det har medført at vi har sendt advarsler og opsigelser ud som beskrevet i vedtægterne. Her er brevene sendt anbefalet og også her har der været kludder med den opgivne adresse i forhold til den faktiske.

Vi har været meget opsatte på at få en dialog, og finde veje til at løse problemerne, men
manglende respons har betydet at vi har brugt tæt på 1000 kr. på anbefalede breve. Med
advarsler eller opsigelser.

Der er i øjeblikket 10 på venteliste.