Onsdag d. 2/8-2023

Til stede: Sanne, Gitte, Klas, Karina, Nete
Referent: Nete

Info fra formanden

Sanne takkede for deltagelse i vores og haveselskabets arrangement med åbne
haver.Gæsterne- dem var der 15-20 af, gav en super god respons og udviste interesse for
at kunne få en have.
Flere af os, der har have benyttede lejligheden til at få et kig i nogle af haverne, og
der var forslag om, at lave et lignende arrangement for os selv.

Sanne åbner sin have hver mandag fra klokken 14 – 16 indtil 1. oktober.
Her kan man møde formanden og få en snak.
Det vil blive skrevet i kalenderen på hjemmesiden.

Økonomi/budget

Gitte gennemgik vores aktuelle regnskab og budget, så vi kunne få et overblik over
foreningens økonomi.
Det eksisterende budget er lidt vanskeligt at arbejde med, så vi vil prøve at revidere
det. For at sikre, at vi ikke laver nogle fejl, vil Sanne og Gitte eventuelt kontakte
revisoren når bestyrelsen har lavet et udkast til et arbejdsvenligt budget.

I forbindelse med økonomisnakken blev vi enige om en forenkling af processen, så
ethvert beløb ikke nødvendigvis skal godkendes på bestyrelsesmøder. Vi holder styr
på forbruget ved økonomisk status på alle ordinære møder.

Af akutte udgifter vil der være materialer til den mest nødvendige renovering af
fælleshuset, så det ikke falder helt sammen.
Til nødtørftig beklædning under vinduerne hjælper Poul og Gitte med det praktiske
arbejde.
Vi får også hjælp til maling.
Klas henter materialer.

Der skal laves nye gangnumre af hensyn til eventuel redningstjeneste.
Arbejdet er i gang.

Post

Der er afsendt et par anbefalede breve med opsigelser. Brevene er sendt til de
adresser medlemmerne har opgivet til foreningen.
Et medlem har opsagt sit lejemål. Haven bliver en udvidelse af fælleshusets have.
B18 er nu udlejet.
Der er søgt om en vandhane med gevind på B – gangen. For at sikre at ingen fristes
til at tilslutte en haveslange nøjes vi med at sætte en ny slange på med
spændebånd.
Det klarer Karina.
Fælleshuset mangler havenummer og låge. Da have C8 nu indgår i fællesområdet, er
det der, der bliver sat låge op. Nummeret bliver placeret på huset.
Der har været dialog om praktiske ting med flere haver efter havevandringen.

D2

Der bliver udarbejdet et opslag til hjemmesiden og Facebook med efterlysning af
ideer til hvordan vi kan styre vores fælles haveaffaldsplads, så man kan komme af
med affaldet de rigtige steder og færdes på området uden at komme til skade på
grund af stikkende tjørn, brombær og lignende.
Der skal også gerne se ordentligt ud.
Der blev talt om at få et firma til at hente noget af affaldet og Sanne indhenter
tilbud.

Lejeaftaler.

Sanne er ansvarlig for lejeaftalerne.

Ventelisteprocedure

På generalforsamlingen blev der henstillet til den nye bestyrelse at kigge på
ventelisteproceduren. Man savnede gennemsigtighed for hvordan nuværende
medlemmer er stillet i forhold til f.eks. At få tildelt en have med bebyggelse.
Indtil videre bevarer vi den eksisterende procedure, hvor man skal skrives på samme
venteliste, og får tilbud i prioriteret rækkefølge.
Bestyrelsen vil forsøge at udarbejde et forslag til generalforsamlingen, hvor der
indgår en bytteordning efter en tid og med bestyrelsens accept, så vi kan sikre at
ingen bliver snydt.

Evt.

Der bliver lavet nye gangbogstaver og nyt Blegdammen skilt.

Onsdag d. 5/7 2023

Til stede: Sanne, Klas, Gitte, Nete, Karina og Lis.
Referent: Nete

Info fra formanden

Der har været en vellykket arbejdsdag hvor 22 haver var repræsenteret.

De 2 personer der havde vist interesse for have B 18 er sprunget fra og næste skridt er så at den kommer i udbud på Facebook.

Sanne passer foreningens mail

Arbejdsdagen. Hvad skal vi prioritere næste gang. Hvad gik godt og hvad gik skidt.

Vi må erkende at ikke alt praktisk arbejde kan løses på en arbejdsdag og især D2 volder vanskeligheder.

Der var mange bud på hvordan vi kan komme videre som at nedsætte en fast arbejdsgruppe, få hjælp fra et havefirma, få styr på kompostaktivering m.v.

Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde.

Af arbejdsopgaver til dem der ikke mødte op kan nævnes:

• Færdigmaling af udhængsskab og borde/bænkesæt.
• Græsslåning langs hækken ved D2 ind til næste arbejdsdag.
• Græsslåning ved fælleshus ind til næste arbejdsdag.
• Vedligehold af indgangen ved Safirvej.
• Maling af containerbeklædning.
• Græsslåning her og der.
• Organisering og reparation af træbeklædning ved fælleshus.
• Indvendig rengøring af fælleshus.
• Randbeplantning.

Lis prøver at organisering tildeling af arbejdsopgaver.

Forslag og spørgsmål fra medlemmer på arbejdsdagen

Fælleshuset må gerne bruges af medlemmerne, man skal bare lige huske at lave en aftale med bestyrelsen, så det ikke ramler sammen med andre aktiviteter.

Man tjekker lige kalenderen på hjemmesiden, henvender sig til bestyrelsen via mail eller brev i postkassen. Bestyrelsen svarer hurtigst muligt.

Man efterlader naturligvis huset i ryddet stand.

Et medlem foreslog at man betaler et depositum når man får en have, så der er penge til at ordne haven ved afståelse. Hvis lejeren selv har ordnet haven, skal beløbet tilbagebetales.

Da der er penge involveret skal det tages op på en generalforsamling.

Økonomisk status

På næste møde fremlægger Gitte en status så vi kan se hvor meget vi har tilbage at gøre godt med på de forskellige budgetposter.

Forretningsorden

Bestyrelsens forretningsorden er dags dato vedtaget.

Udlejning af havemaskiner

På hjemmesiden kan man se hvordan man kommer i kontakt med Lars, der nu er den der står for udlejning af havemaskiner.

Det kommer til at koste 150 kr. at leje en maskine, som er fyldt op med benzin.

Lejen betales til foreningen via mobilepay eller bank.

Kassereren bliver orienteret om leje via sms så lejen kan registreres i regnskabet.

Plantebyttedag

Vi holder plantebyttedag d. 9/9- 2023 ved fælleshuset.

I forbindelse med dagen vil der være et beskedent traktement.

Mere herom senere.

Havevandring

Der er udarbejdet tjeklister til havevandringen. En til have lejeren som bliver efterladt i postkassen og en til bestyrelsen til opfølgning.

Onsdag d. 7/6 2023

Til stede: Sanne, Gitte, Lis, Karina, Nete, Klas
Referent: Nete

Orientering fra formanden

Der er opsat ny postkasse ved fælleshuset. Her kan medlemmerne lægge forslag, klager eller andet relevant til bestyrelsen.

Der er konstateret at der er 5 medlemmer som vi ikke har mailadresse på. Der vil derfor blive leveret post i papirformat i de postbeholdere, der skal være i forbindelse med de enkelte haver.

Ventelisten er opdateret i det omfang der er tilgængelige oplysninger.

Efter henvendelser til dem, der står på venteliste, er der nu 4, der alle gerne vil have en have med hus.

Information til medlemmerne

Der bliver skrevet et informationsbrev til medlemmerne som sendes ud via mail.

Brevet skal indeholde oplysninger om opdateringen af hjemmesiden med mailadresse.  Den nuværende kontaktformular virker ikke, og bliver derfor slettet.

Reminder om at der på generalforsamlingen blev besluttet at der skal sættes postkasse eller anden form for beholder til post op i forbindelse med haverne.

Reminder på, at man selv er ansvarlig for opdatering af mail, telefon og adresse.

Som noget nyt bliver der oprettet en årskalender. Er der forslag til fælles aktiviteter kan forslag lægges i postkassen.

På årskalenderen kan man også se, hvornår der skal være bestyrelsesmøder, så man kan komme med forslag til punkter der kan behandles.

Der bliver udarbejdet et brev omhandlende havevandringen.

Arbejdsdag

Den første arbejdsdag i denne periode er lørdag d. 24/6 fra klokken 10 – 14.

Den næste vil være 23/9 fra klokken 10 – 14.

Ud over disse to dage, vil der være en dag, hvor vi lejer en flis maskine så vi kan få bugt med noget træaffald. Nærmere herom senere.

Efter arbejdet vil der være lidt at spise.

Klas vil undersøge hvad det vil koste at få klippet græsset uden for matriklen.

Der blev talt om muligheden for at købe en solid selvkørende plæneklipper.

Der er mange opgaver der ønskes løst, så vi har valgt at prioritere det grønne (græs og hække) først, da vi frygter at det ellers løber fra os.

Havevandring

Årets havevandring vil foregå d. 8/7 fra klokken 10.

Arbejdsopgaver i bestyrelsen

Klas
Næstformand og hjemmesideansvarlig.

Nete
Sekretær

Karina
Arkivansvarlig

Misligholdelse af haver

Der bliver udarbejdet et standardbrev ang. Misligholdelse.

Overdragelse af materialer

Sanne har modtaget computer og lader.

Sanne bruger egen printer indtil videre.

Gitte modtager computer, printer og lader når formalia er på plads.

Blækpatroner og papir betales af foreningen.

Der skal være autoriserede bilag på alt.

Da vi mangler en nøgle til containeren sørger Klas for et nyt låsesystem.

Status på arbejdsopgaver

De opgaver vi tildelte os selv er blevet udført.

Havemaskiner

Lars B2 vil gerne være ansvarlig for at tjekke havemaskinerne og udleje dem.

Tak for det Lars

Det skal koste 150 kr. at leje en maskine, som så er fyldt op med benzin, eller der er et fyldt batteri.

Beløbet skal sendes til kassereren. (mobil pay eller bankoverførsel).

Beløbes evalueres.

B 18

Om der skal være en eller to haver afhænger af efterspørgslen.

Sanne følger op og snakker med eventuelle interesserede.

Forretningsorden

Udsættes til næste møde så der er tid til at komme med eventuelle kommentarer.

Fondssøgning

Sanne printer eksempel på, hvad man skal være opmærksom på når man søger.

Vi skal også have undersøgt hvad vores reelle behov er.

Bestyrelsesstress

I stedet for at lade os presse til at haste noget igennem, kan vi skubbe beslutninger frem til en fastsat dato.

Formanden skal have faste træffetider, så der også bliver mulighed for bare at være i haven i fred.

Næste bestyrelsesmøde 5/7-23

Herefter første onsdag i måneden.

Ordinær generalforsamling i Kolonihaveforeningen Blegdammen afholdt d. 7. maj 2023

Michael åbner generalforsamlingen

Ad. 1
Eva bliver valgt som ordstyrer og overtager herfra.
Nete bliver valgt som referent.
Karina og Kurt bliver valgt som stemmetællere.

Ad. 2
Michael fremlægger årsberetningen:
Det har undervejs i løbet af året været nødvendigt at fylde op i bestyrelsen, da der har været forfald. Det er derfor, det var nødvendigt med extraordinær generalforsamling.

Der er et voksende antal medlemmer der ikke kommer til arbejdsdagen og som så påtager sig de anviste praktiske opgaver.

Det har været rart at der har været nogle der har påtaget sig frivilligt arbejde.

Bestyrelsen har udarbejdet skabeloner på forskellige områder så dele af arbejdet kan glide
nemmere.

Spørgsmål til beretningen:
Er der nogen forklaring på den store udskiftning i bestyrelsen?
Ja, de der melder sig, gør det fordi de bliver presset til det og ikke fordi de brænder for det.

Der savnes referater fra flere møder – hvorfor?
Klas overtager hjemmesiden så det kan komme på plads.

Hvad indebærer det at sidde i bestyrelsen?
Bestyrelsen mødes en gang hver måned i sæsonen og 1-2 gange i vinterperioden.

Årsberetningen herefter godkendt.

Ad 3
Anette fremlægger årsregnskabet.
Der har i perioden været 3 kasserere.

Årets resultat viser et beskedent overskud.

Ud over de faste udgifter har der især været brugt penge på at etablere et køkken i fælleshuset.

Der har også været brugt mere end budgetteret på forplejning og på ”overvågningskameraer”.

Under diverse står et samlet beløb. De reelle omkostninger på enkeltdele burde have været
udspecificeret.

Regnskabet bliver godkendt.

Budget 2023
Ud over faste udgifter er der afsat 20000 kr. til renovering af fælleshuset.

Der er også afsat forholdsvis mange penge til fortæring, hvilket ledte snakken hen på
sommerfesten, hvor der ikke kom så mange som der var tilmeldt.

Der var forslag om at søge fonde til hjælp til renovering da 20000 nok er urealistisk lavt sat.

Forslaget kom ikke til afstemning men bestyrelsen kan arbejde videre med det.

Der var forslag om at tildele bestyrelsen et beskedent beløb til kaffe m.v.

Forslaget kom ikke til afstemning men bestyrelsen kan arbejde videre med det.

Budgettet blev godkendt.

Ad. 4, Ad. 5, Ad. 6, Ad. 7 og Ad. 9
Umiddelbart inden valget blev generalforsamlingen orienteret om, at en gruppe havde talt
sammen og mente at de ville kunne samarbejde og som stadig havde gejsten i forhold til bestyrelsesarbejde- og som derfor ville stille op.

Valgresultat
Ny formand Sanne (1 år)
Ny kasserer Gitte (2 år)
Bestyrelsesmedlem Lis (2 år)
Bestyrelsesmedlem Nete (1 år)
Suppleant til bestyrelsen Karina (2 år)

Den nye bestyrelse er hermed:
Sanne, Gitte, Klas, Lis, Nete

Ad. 8.
Pauline er valgt som revisorsuppleant.

Ad. 10
Der var 5 indkomne forslag.

Forslag 1.
Et evt. gebyr skal være omkostningsbestemt, derfor blev forslaget trukket.

Forslag 2.
Den nye bestyrelse skal arbejde på en klar ventelisteprocedure, hvor det tydeligt fremgår, hvilke muligheder man har for at få en anden have hvis man allerede har en. Det skal også klargøres hvordan man kan undgå at ryge af ventelisten hvis man ikke har en have allerede.
Forslaget kom ikke til afstemning.

Forslag 3.
Forslaget blev vedtaget.
Det blev samtidig henstillet til den nye bestyrelse at bede alle om at opsætte en form for
postkasser.

Forslag 4 og 5 udgik da vi lejer grundene og derfor ikke kan sælge dem.

Ad. 11
Der mangler grus på stien ved D14. Det har der gjort alt for længe.

En rendegraver har lavet ravage over for B 14. Fliser og sti ska genoprettes.

Selv om det har været dejligt med hestemøg som gødning, skal vi ikke forvente at der kommer
mere.

Der opfordres til at der følges op på nyhedsbreve.

Bestyrelsen bør arbejde på at få en ordstyrer udefra.

Vildtkameraet tager billeder når nogen går forbi. De bliver jævnligt tjekket.

Snak om D2. Der er en del arbejde med stedet, som yderligere bliver vanskeliggjort af at der bliver smidt andet end haveaffald på pladsen.

Onsdag d. 17/5 2023

Til stede: Sanne C3, Gitte D6, Lis B8, Klas C11, Nete C4, Karina B3.
Referent: Nete

Velkommen og kort info fra formanden.

Referatet fra generalforsamlingen er skrevet, underskrevet og afleveret til kommunen. Det er endnu ikke lagt ud på hjemmesiden eller på anden vis bragt videre til medlemmerne, da de sidste overleveringer fra den tidligere bestyrelse endnu ikke er helt på plads.

Der har været en henvendelse fra haveselskabet vedrørende åbne haver d. 27/7, hvor vi er tilmeldt med 8 haver. Vores tidligere formand Mette C10 har påtaget sig at være tovholder på projektet.

Præsentationsrunde.

Klas
Vil gerne arbejde med konkrete opgaver af praktisk karakter.
Kan opdatere hjemmesiden.

Gitte
Ser kassererjobbet som hovedopgave.
Prioriterer samarbejde højt.

Lis
Har organisatorisk erfaring og vil gerne indgå i planlægning af arbejdsdage og lignende.

Sanne
Vil gerne uddelegere opgaver.
Prioriterer kommunikation højt.
Er som formand tovholder på foreningens virke.

Nete
Vil gerne være sekretær og blandt andet skrive referater.
Prioriterer kommunikation højt.

Kommunikation internt og eksternt.

Internt i bestyrelsen foregår kommunikationen på møderne. Der kan også sendes orienterende e-mail til gruppen, men alle beslutningerne træffes på møderne.

Eksternt med medlemmerne om foreningens virke sker via e-mail hvor alle i bestyrelsen sættes cc. Forud for mailen kan der være en personlig samtale.

Har de enkelte medlemmer spørgsmål, oplysninger, klager eller andet der vedrører bestyrelsens arbejde, kan dette skrives og lægges i postkassen ved fælleshuset.

Hjemmeside – årskalender

På hjemmesiden bliver der lagt en årskalender for foreningen, hvor man blandt andet kan se hvornår der er bestyrelsesmøder, fælles arrangementer, arbejdsdage deadlines for bundne opgaver.

Når vi får adgang til hjemmesiden, vil vi begynde at arbejde på en opdatering så den bliver nemmere at tilgå.

Arbejdsopgaver i haveforeningen.

Der skal slås græs ved fælleshus, uden for matriklen og på D2.
Sanne klarer D2 resten af sæsonen og tager også det der generer ved Nymarksvej.
Græsset ved fælleshuset kan udloddes som arbejdsopgave efter den fælles arbejdsdag. Indtil da skiftes vi så Klas tager plænen i uge 21, Karina i uge 22, Lis i uge 23, Nete i uge 24 og Gitte i uge 25.

Venteliste – Ledige haver

Ventelisten er endnu ikke overdraget til formanden så status må vente.

Arbejdsdag d. 24/6

Der var mange ideer. Her nævnt i flæng:
-D2, oversigtstavle – gren/flis/jord
-Er D2 en god løsning
-Hække
-Randbeplantning
-Punktet tages op på næste møde, hvor Lis og Gitte har forsøgt at udarbejde et forslag til beslutning.

Bestyrelsens forretningsorden

Der blev talt om hovedpunkter i en forretningsorden.

Punktet tages op på næste møde, hvor Nete har forsøgt at udarbejde et forslag til beslutning.

Andet og opgaver til næste møde

Gitte fortalte at hun har modtaget broderparten af lejeaftalerne.
Billeder af vores legitimationer er klargjort til banken så også kassererfunktionen kan komme helt på plads.

Klas køber en postkasse der må koste 2 – 300 kr. og sætter den op ved fælleshuset, som erstatning for den nuværende.

Gitte, Lis og Karina har påtaget sig at lave en plan for arbejdsdagen.
Dette er et punkt på næste bestyrelsesmøde

Nete og Sanne har påtaget sig at udarbejde en oversigt over, hvad der skal kigges efter på havevandringen. Dette er et punkt på næste bestyrelsesmøde.

Vi skal alle tænke over hvilke arbejdsopgaver der kan tilbydes til medlemmerne.
Er der mon opgaver vi har glemt til arbejdsdagen-