Til stede: Susanne, Lis, Gitte, Karina, Nete
Referent: Nete

Info fra formanden:

Vi har fulgt op på de haver, hvor der enten har været lidt problemer, eller hvor vi har været usikre på, om medlemmerne har modtaget vores henvendelser.

Der er nu kun en enkelt have, hvor vi mangler respons.

A11 er allerede genudlejet.

Der mangler at blive flyttet ovenlysvinduer fra B11 inden vi kan genudleje den.

Campingvognen på C6 bliver fjernet så snart det igen kan lade sig gøre at transportere den væk uden at ødelægge stien. Dog senest midt marts.

Lis har fundet en ordstyrer til generalforsamlingen.

Sidste nyt fra kommunen vedrørende randbeplantning er, at den bliver beskåret i foråret.

Økonomi/budget

Inden næste møde har Gitte udarbejdet et årsregnskab og vil i denne forbindelse kontakte vores revisor for at bede ham gennemse regnskabet.

Gitte fremlagde oversigt over vores økonomi som den ser ud lige nu. Der var et spørgsmål til, hvad vores forsikring egentlig dækker. Karina kontakter forsikringsselskabet og får en afklaring.

Alt i alt ser økonomien god ud så der var plads til budgetønsker.

Budgetønsker:

• Plantebyttedag 1000 kr.
• Åbne haver 1000 kr.
• Bestyrelsesarbejde 3000kr.
• Petanquebane 10000 kr.
• D2 – nyetablering 15000 kr.
• Grus på have stier og hovedsti 4000 kr.

Nogle af ønskerne handler om et forsøg på at skabe mulighed for mere fællesskab mens gennemførelse af andre projekter forudsætter frivilligt arbejde – meget gerne små arbejdsgrupper.

Indkøb og reparation af maskiner.

Vores maskiner skal opdateres.

Hækkeklipperen skal have service.

Der skal indkøbes plæneklipper og fræser inden havesæsonen for alvor begynder. Det sørger Sanne for.

Må man have mere end en have.

Der er ikke afklaring på lovligheden endnu, så punktet bliver taget op igen på næste
møde.

Afvanding.

Klas har været i kontakt med kommunen og har fået en oversigt over hvor vandet kan ledes hen til afløb på Skydebanevej, Safirvej og Nymarksvej.

Afvandingen kræver et pumpesystem.

Der arbejdes videre med problemet og punktet tages op igen på næste møde.

Personsager.

Alle aftaler der laves med de enkelte medlemmer skal skrives ned og lægges i arkivet i medlemmets mappe, så aftalen til enhver tid kan findes frem og dokumenteres.

Input til årsberetning.

Der har været et godt og konstruktivt samarbejde i bestyrelsen.

Der har været et stort arbejde med udlejning af haver og med at få bragt orden i misligholdte haver.

Hjemmesiden fungerer supergodt. Det gør Facebook siden også.

Der er ikke fundet en genial løsning for D2 – endnu.

Der er etableret et brugbart arkiveringssystem.

Der er indkøbt borde/bænkesæt.

Der er flere der frivilligt påtager sig arbejdsopgaver.

Gode fælles arbejdsdage. Den ene med efterfølgende medlemsmøde.

Besøg af haveselskabet til åbne haver.

Hyggelig plantebyttedag.

Kalender.

Arbejdsdag d. 29/9 klokken 10 – 14

Plantebyttedag 8/9 klokken 14

Generalforsamlingen starter klokken 14. Det skal skrives i kalenderen.

Evt.

Lige i dag er der 6 på venteliste.

På generalforsamlingen indføres en ryge- sludre- tissepause.

Tilstede: Lis. Susanne, Gitte, Nete, Klas

Info fra formanden:

Mødelokalet på biblioteket er booket til møderne frem til generalforsamlingen.

Stier og haver i foreningen står under vand Værst er det ved D14 og C13. Klas henvender sig til kommunen for at høre om de kan hjælpe med at løse problemet.

Der er konstateret at der er en del skæve hække her og der. Nogle steder skyldes det måske tungt snelag, mens det andre steder nok snarere skyldes manglende vedligehold. Vi kigger nærmere på det når vi kommer lidt tættere på havesæsonen og håber på at få en snak med de medlemmer der har hækproblemer.

Randbeplantningen er flere steder blevet tilsat en del haveaffald og afklip. Nogle af stederne ser det ud til at haveaffaldet kvæler randbeplantningen. Vær opmærksomme på ikke at smide affald andre steder end de anviste.

Have A9 har opsagt sin have fra midt januar. Der er brombær og hyld i hækken. Nete kigger på det i løbet af foråret.

Formalia i forbindelse med opsigelsen er helt i orden.

Det nye mailsystem fungerer. Skal man skrive til bestyrelsen skal man benytte samme mail som hidtil.

Økonomi

På vores månedlige opfølgning af foreningens økonomi kunne vi konstatere at der er flere poster hvor der ikke er blevet brugt penge i løbet af året. For overskuelighedens skyld bliver et par af posterne derfor fjernet fra regnearket.

Der bliver udarbejdet årsregnskab, som bestyrelsen så kan gennemgå på næste møde.

Vedtægter

Der var et forslag om at en husstand kunne have mere end en have.
Udgangspunktet for forslaget var at man på den måde kunne udleje ledige haver og få dem vedligeholdt.

Klas undersøger lovligheden.

Hvis forslaget bliver aktuelt, kræver det en vedtægtsændring.

Der blev også talt om lånehaver.

Der er hele tiden bevægelse i ventelisten. Der er 3 ledige haver og 4 der kommer og kigger på dem i den nærmeste fremtid.

Vedligeholdelse af ledige haver

Hvis de ledige haver ikke bliver lejet ud, vil det være en god ide, om der blev oprettet små arbejdsgrupper som vil slå lidt græs og klippe lidt hæk, så de ledige haver ikke gror helt til.

D2

D2 bliver ryddet. Det er en længere proces og der vil derfor blive lukket af for grunden i 2 – 3 måneder.

I forbindelse med rydningen af pladsen bliver hestemøget og haveaffaldet fra
B11 også fjernet.

Nu hvor det ikke er muligt at komme af med affaldet på D2 kan det måske inspirere til selvkompostering. For at hjælpe dette på vej er vi ved at anskaffe kompostbeholdere fra blandt andet Affald Plus.

Som det ser ud lige nu, er der gratis kompostbeholdere til de første der beder om det. Læg en seddel med navn og havenummer i postkassen ved fælleshuset.

Der mangler stadig klarhed over en langsigtet løsning for D2.

Input fra mødet:

• Små affaldsbeholdere omkranset af pænt græs.
• Fliser
• Plads til større grene som egner sig til flis
• Kun åbent et par gange om året med tilsyn.

Personsager

Der er et par sager der skal følges op på. Det gør Lis, Nete og Sanne.

Evt.

Alle skriver input til bestyrelsens årsberetning så vi har noget at gå videre
med på næste møde.

Datoer:

• Havevandring søndag d. 26/5 klokken 10
• opfølgning på havevandring d. 23/6 fra klokken 10.
• Arbejdsdag søndag d. 9/6.

Til stede: Gitte, Sanne, Lis, Klas, Karina og Nete

Referent: Nete

Mødet blev afholdt på Cafe Borre

Info fra formanden:

Platform for mail bliver ændret. Det vil fortsat være gratis for os og har ingen
betydning for medlemmerne da adresserne vil være de samme som altid.

Der er indkøbt ny printer som er hos formanden

Ventelisten er opdateret og Sanne er i dialog med de berørte.

Det vil koste 2500 kroner plus moms at få fjernet campingvognen fra C6. Den har stået der på dispensation og skulle fjernes ved lejerskift.
Sanne er i kontakt med en der vil komme og ordne det når vejret er til det.

Der er 3 bestyrelsesmedlemmer der er på valg til generalforsamlingen og der vil være behov for at der er nogle der melder sig, da ikke alle nødvendigvis ønsker genvalg.

Økonomi:

Der var enkelte spørgsmål til det foreløbige regnskab – blandt andet om hvor mange der havde betalt for ikke at deltage på arbejdsdagen.
Der er brugt forholdsvis mange penge på porto.

Arkiv:

Vi har fået en del materialer til arkivet fra Karin.

Det drejer sig om kommunikation med kommunen vedr. ventelisteoverdragelse. Selv om at vi selv har ført ventelisten – vist nok altid – har det været kommunens ansvar.

Kommunen mener at det giver god mening at vi selv håndterer ventelisten og godkendte vores ansøgning d. 8/9 – 22

Der er også kommunikation med kommunen vedr. forlængelse af lejeaftale. Det var en langvarig sag.

Vi søgte om 15 – 20 års fortsat uopsigelig lejeaftale og fik 10 år. Lejeaftalen udløber d. 31/12 – 30.

Herefter skal der igen søges.

Det er en god ide at være i god tid da der er mange instanser der skal høres.

Der er også materialer om frivillighedsarbejde.

I arkivet er der blandt andet også lejeaftaler, vedtægter, ordensregler, ventelisteprocedure, aktuel kolonihavelov og forretningsorden for bestyrelsen.

Dilemmaer:

For at undgå at skulle indkalde til ekstraordinære bestyrelsesmøder når uforudsete udviklinger i sager opstår, og der kræves hurtig handling, har vi besluttet at bestyrelsen udstikker hovedlinjer i de enkelte sager, hvorefter sagerne uddelegeres til mindst 2 bestyrelsesmedlemmer, som så har kompetence til at træffe de nødvendige beslutninger.

Personsager:

Der er stadig et par sager der ikke er færdigbehandlede. Der er især kommunikationsproblemer.

D2

I mangel på andre tilbud, har der været henvendelse til et firma, for at finde ud af, hvad det vil koste os at få ryddet D2.
Henvendelsen var i oktober da pladsen så ud som den gjorde den gang, og beløbet var 13000 kroner.

Nu ser pladsen ganske anderledes ud. Der er henkastet store mængder haveaffald uden
hensyntagen til de anvisninger der har været på de markerede områder. Rydningen bliver sikkert væsentligt dyrere.

D2 er nærmest kaotisk.

Fremadrettet har vi overvejet forskellige muligheder.

• At sætte et kamera op så vi kan se hvem der kan stilles til ansvar.
• At indføre selvkompostering.
• At bruge vores arbejdsdage på at rydde op på D2

…
Vi efterlyser tanker og forslag fra alle medlemmer til hvordan vi kan få D2 til at fungere.

Ventelisteprocedure.

Bestyrelsen har besluttet at anbefale at fortsætte med den nuværende ventelisteprocedure, men med den ændring at ordet vurderingsudvalg bliver erstattet af bestyrelse.

Nytårsbreve:

Vi omdeler breve med oplysninger om kontingent for 2024 og en foreløbig dagsorden for den kommende generalforsamling.

Til stede: Klas, Sanne, Gitte, Karina, Nete.
Afbud: Lis

Referent: Nete

Info fra formanden:

Arbejdsdagen forløb fint både i forhold til arbejdet på området og den efterfølgende snak i
fælleshuset.

Ventelisten er blevet lidt kortere da der er et par stykker der har bedt om at blive slettet.

Der er i øvrigt ingen slinger i valsen i forhold til at overholde den eksisterende
ventelisteprocedure, selv om der er flere der er kommet med kreative ideer til at komme
foran på listen.

Økonomi/budget:

Regnskab Gitte gennemgik forbrug indtil nu på de forskellige områder og fremlagde et
forslag til arbejdsbudget for 2024.

Vores aktuelle saldo er på knap 60000 kr. Men der er udgifter der endnu ikke er blevet
registreret.

En af de bemærkelsesværdige udgifter i perioden har været porto. Det er dyrt at sende
anbefalede breve ud.

Bestyrelsen blev bedt om at aflevere bonner den sidste dag i måneden og huske at tage et
billede af bonnen inden aflevering. Der skal navn på bonnen.

Der er mulighed for at få betalt brændstof når man kører i egen bil for foreningen. Også her
er det vigtigt med kvittering.

Arbejdsbudget for 2024. Gitte fremlagde et forslag til arbejdsbudget hvor især nye
projekter rykkede på balancen. Det drejer sig om etablering af fælles aktivitetsmulighed på
C8 som jo nu er en del af fællesgrunden og reetablering af D2.

Vi afventer et tilbud på rydning af D2. Mens arbejdet med rydning forestår, vil pladsen blive lukket.

Der er endvidere afsat penge til vedligehold bygninger og havemaskiner og nyindkøb både
til kontorhold (printer) og en plæneklipper.

Arbejdsbudgettet blev vedtaget.

Selv om vi kommer til at bruge lidt flere penge end i indeværende år, vil der ikke komme et
forslag om kontingentforhøjelse.

Personsager:

Punktet kom til at fylde en del, da der var flere der henviste til at de af tidligere bestyrelser
var blevet lovet et eller andet.

Der er et par stykker der ikke har responderet på henvendelser vedrørende udeblivelse fra
arbejdsdag.

Der sker stadig at der er nogle der ikke husker, at klager og forespørgsler skal ske skriftligt –
enten i postkassen ved fælleshuset, eller via mail.

Vi vil gerne minde om, at man altid er velkommen til at tilbyde sin hjælp, hvis man kan se at
der er nogle, der i en periode har brug for hjælp. Man kan gøre det alene eller måske
oprette en lille arbejdsgruppe.

Det kan måske hjælpe med til at undgå opsigelser.

Kalender:

Generalforsamling bliver afholdt d. 28/4

Øvrige datoer med angivelse af forskellige frister for kontingentindbetaling, forslag til
generalforsamling m.v. vil fremgå af kalenderen.

Evt.:

Arkiv er oprettet med diverse formalia og med aktuelle navne og adresser på
medlemmerne.

Det er naturligvis aflåst.

Printer bliver indkøbt.

Hane på vandforsyning skal etableres. Klas kontakter VVS

B6 er udlejet fra efter efterårsferien. Der er et par kattekillinger i en tønde i haven som der
lige skal tages vare om. B11 er stadig ledig. Flere haver er på vej.

På generalforsamlingen maj 2023 var der uklarhed om hvordan ventelisten skulle
forstås.

Der var især usikkerhed om, hvordan vi, der allerede har en have er stillet, hvis vi har
ønske om en anden have.

Bestyrelsen fik derfor til opgave at forsøge at tydeliggøre hvordan ansøgere udefra
og interne ansøgere er stillet fremover.

Som det er nu, og indtil generalforsamlingen beslutter noget andet er der en
venteliste- og kun en.

Når der kommer ledige haver, bliver alle på ventelisten orienteret.

De der er interesserede giver besked tilbage til formanden.

Den af de interesserede der står øverst på ventelisten, får den.

Der er ingen mulighed for at omgås ventelisten.