Til stede: Gitte, Sanne, Lis, Klas, Karina og Nete

Referent: Nete

Mødet blev afholdt på Cafe Borre

Info fra formanden:

Platform for mail bliver ændret. Det vil fortsat være gratis for os og har ingen
betydning for medlemmerne da adresserne vil være de samme som altid.

Der er indkøbt ny printer som er hos formanden

Ventelisten er opdateret og Sanne er i dialog med de berørte.

Det vil koste 2500 kroner plus moms at få fjernet campingvognen fra C6. Den har stået der på dispensation og skulle fjernes ved lejerskift.
Sanne er i kontakt med en der vil komme og ordne det når vejret er til det.

Der er 3 bestyrelsesmedlemmer der er på valg til generalforsamlingen og der vil være behov for at der er nogle der melder sig, da ikke alle nødvendigvis ønsker genvalg.

Økonomi:

Der var enkelte spørgsmål til det foreløbige regnskab – blandt andet om hvor mange der havde betalt for ikke at deltage på arbejdsdagen.
Der er brugt forholdsvis mange penge på porto.

Arkiv:

Vi har fået en del materialer til arkivet fra Karin.

Det drejer sig om kommunikation med kommunen vedr. ventelisteoverdragelse. Selv om at vi selv har ført ventelisten – vist nok altid – har det været kommunens ansvar.

Kommunen mener at det giver god mening at vi selv håndterer ventelisten og godkendte vores ansøgning d. 8/9 – 22

Der er også kommunikation med kommunen vedr. forlængelse af lejeaftale. Det var en langvarig sag.

Vi søgte om 15 – 20 års fortsat uopsigelig lejeaftale og fik 10 år. Lejeaftalen udløber d. 31/12 – 30.

Herefter skal der igen søges.

Det er en god ide at være i god tid da der er mange instanser der skal høres.

Der er også materialer om frivillighedsarbejde.

I arkivet er der blandt andet også lejeaftaler, vedtægter, ordensregler, ventelisteprocedure, aktuel kolonihavelov og forretningsorden for bestyrelsen.

Dilemmaer:

For at undgå at skulle indkalde til ekstraordinære bestyrelsesmøder når uforudsete udviklinger i sager opstår, og der kræves hurtig handling, har vi besluttet at bestyrelsen udstikker hovedlinjer i de enkelte sager, hvorefter sagerne uddelegeres til mindst 2 bestyrelsesmedlemmer, som så har kompetence til at træffe de nødvendige beslutninger.

Personsager:

Der er stadig et par sager der ikke er færdigbehandlede. Der er især kommunikationsproblemer.

D2

I mangel på andre tilbud, har der været henvendelse til et firma, for at finde ud af, hvad det vil koste os at få ryddet D2.
Henvendelsen var i oktober da pladsen så ud som den gjorde den gang, og beløbet var 13000 kroner.

Nu ser pladsen ganske anderledes ud. Der er henkastet store mængder haveaffald uden
hensyntagen til de anvisninger der har været på de markerede områder. Rydningen bliver sikkert væsentligt dyrere.

D2 er nærmest kaotisk.

Fremadrettet har vi overvejet forskellige muligheder.

• At sætte et kamera op så vi kan se hvem der kan stilles til ansvar.
• At indføre selvkompostering.
• At bruge vores arbejdsdage på at rydde op på D2

…
Vi efterlyser tanker og forslag fra alle medlemmer til hvordan vi kan få D2 til at fungere.

Ventelisteprocedure.

Bestyrelsen har besluttet at anbefale at fortsætte med den nuværende ventelisteprocedure, men med den ændring at ordet vurderingsudvalg bliver erstattet af bestyrelse.

Nytårsbreve:

Vi omdeler breve med oplysninger om kontingent for 2024 og en foreløbig dagsorden for den kommende generalforsamling.