Bestyrelsesmøde d.14/1-2022

Tilstede: ; Mette, Svend-Erik, Michael, Karin, Gitte. Afbud: Kim

Oplæg fra vedtægtsgruppen blev gennemgået og fundet ok ud over et par små slå fejl.

Det nye oplæg til vedtægter og ordensregler, er nu klar til at blive sent ud til medlemmerne i uge 5. Så de har mulighed for at læse dem igennem inden generalforsamlingen.

Mette, Gitte og karin bringer de nye forslag af vedtægter og ordensregler ud i uge 5.

Vedtægter og ordensregler bliver hængt op i fælleshuset i A3 str. og i stor skrift .Samt ved indkørslen fra safirvej og affaldspladsen i mindre format .

mødet afsluttet kl. 13.

Ref. Gitte.

Bestyrelsesmøde d.5/10-2021

Evl. af arbejdsdagen d. 18/9- 2021:

1: Dagen gik godt, der var enkelte medlemmer der syntes at det at der var tunge opgaver, bestyrelsen opfordrer til at medlemmer henvender sig for en anden opgave. Der er desværre en del melemmer der vælger at betale sig fra arbejdsdage/arbejdsopgaver. Det er ærgerligt for fællesskabet da vi oplever at det er en rigtig hyggelig dag.

Hvem skal have en opgave:

8 medlemmer får en regning for dagen,

5 medlemmer får en arbejdsopgave,

3 medlemmer har fast en arbejdsopgave.

Arbejdsopgaver til fordeling:

Græs på ydersiden af foreningen,

Græs på genbrugspladsen,

Samle affald sammen i randbeplantning,

Kim og Mette taler med de der skal have en opgave.

2: Muld toilet:

Svend-Erik sender SMS til alle medlemmer med med opfordring til at melde tilbage om, deltagelse.

3: Salg af huse med efterfølgende godkendelse af ny lejer.

Fremover skal alle på ventelisten spørges først, de har så 14 dage til at beslutte sig, hvis ingen på listen vil købe kan haveejeren sælge uden om listen til en køber der kan godkendes.

4: Evt.

Vi talte om regning fra arbejdsdag, det ser fint ud.

Hvornår lukkes for,

Vi gør som tidligere at lukke efter uge 42 når frosten kommer.

Ref.Gitte

Bestyrelsesmøde fredag d. 27/8-2021 kl. 10.00

Tilstede : Karin, Kim. Mette. Michael, Svend-Erik og Gitte.

Ad. 1: Arbejdsdagen d. 18/9-2021.

Depot, skabe op. Den nye kompost-beholder skal forstærkes, bom ved vejen mod Safirvej skal etableres, randbeplantning på D gangen skal klippes og muligvis vendeplads ved D gangen.

Depotet venter til vi har skaffet et nyt/brugt køkken til at sætte op i depotet.

Kompostbeholderen, den nye, skal forstærkes , Vi forstærker med Lastbilstropper og sætter en greb med Haveforeningens navn på på kompostpadsen.

Bom ved vejen mod Safirvej, Svend-Erik undersøger hvor vi kan leje et motoriseret Jordbor. Vejen spærres med en kæde der nemt kan lægges på jorden og sættes op igen. Gitte ringer til Vordingborg kommune for at få de nøjagtige mål for indkørsler og spørger til hundeaff. opsamling.

Kim undersøger hvor meget materiale vi skal bruge og Svend-Erik køber ind.

– Randbeplantning på D gangen og stykket mellem B gangen og D gangen skal klippes,

– Vi finder et medlem eller to der vil køre kompost til kommunens genbrugsplads.

– Vi laver en Brainstorm på opgaver der kan udføres udenfor arbejdsdagen.

A: græs på genbrugspladsen 6 gange årligt a/ 3 klipninger.

B: Rense hæk v/ fælleshuset og genbrugspladsen D2

C: samle affald sammen

D: Randbeplandning

E: Fjerne afklip bag kompost beholderne.

F: Klippe randbeplantningen udvendigt.

Ad. 2: salg af hus med efterfølgende godkendelse af ny lejer.

Karin formulerer et forslag til at arbejde ud fra for bestyrelsen.

Ad. 3: Gitte har ordet.

Forslag til vejledende afstemning om muldtoilet sendes til medlemmerne.

På næste møde tager vi stilling til om vi omtaler havelejere som medlemmer.

Arbejdsopgaver der klares af medlemmerne på andre tider end arbejdsdagen, fordeles efter arbejds dagen og bestyrelsesmedlemmerne fordeler tovholdere som så følger op på, om opgaven bliver løst.

Ad. 4: Svend-Erik har ordet.

Opfølgning på havelejere der ikke klarer deres opgaver.

Opfølgning på Havelejere der skylder for arbejdsdagen.

Samtale om sikkerhedspakke for haveforeningens PC.

Kim fremlægger tilbud på oprydning i Have D.12.

Vi medtager haven på arbejds dagen for at kunne leje den ud igen.

Snak om reparation af taget på Containeren, Kim står for at reparere den.

Mødet afsluttet kl. 14.12

Ref. Gitte

august 2021

Tilstede: Svend-Erik indtil kl. 12, Kim, Michael, Mette og Gitte. Afbud fra Karin.

Ad. 1 : Godkendelse af referat af 14-7-2021

Godkendt.

Fremover lægger vi referatet på Messinger hvor vi har frist til tirsdag efter mødet til at gøre indsigelser til referatet, Gitte lægger referatet på hjemmesiden efter at alle har givet en tilkendegivelse at referatet nu er OK.

Ad. 2 : Reviderede Ordensregler.

Vi har gennemset ændringsforslag fra Revideringsgruppen. med enkelte ændringer kan vi tilslutte os forslagene som skal vedtages på Generalforsamlingen.

Ad. 2b:

Punktet om salg af huse med efterfølgende godkendelse af ny lejer fortsættes på næste møde.

Ad. 3: Opsigelse af havelejere, hvad gør vi fremover.

Fremover vil opsigelses varsel ved misligholdelse af ordensreglementet være 30 dage.

Et flertal i bestyrelsen har besluttet at fastholde den opsigelsen der allerede er afsendt.

Ad. 4: Arbejdsdagen d. 19/6, er der nogle hængepartier ?

Hængepartier fra lejere, vi sender første varsel på mail

Ny arbejdsdag d. 18/9-21, hvad skal vi have lavet.

Vi skriver på Messinger hvad vi foreslår til dagen og beslutter på mødet d. 7/9-21.

Evt. : Vi talte om at lave en kontortid i Foreningshuset. Der sidder min. 2 medlemmer af bestyrelsen som kan besvare spørgsmål vedr. vedtægter og ordensregler.

Start lørdag d. 4/9 kl. 10 – 12 og hver anden uge i ulige uger frem til vi lukker for vandet d. 30/10.

Spørgsmål om forsikring af haveforeningens ejendom og ansvar, vi undersøger spørgsmålet.

Mødet sluttet kl. 13.20

Mødet startet kl. 10.00

Tilstede: Michael, Kim, Mette, Karin, Gitte

Afbud: Svend-Erik

Punkt 1: Regler for udsmidning af have.

Debat om håndhævelse af ordensregler.

Bestyrelsen har besluttet at :

Ordensreglementet skal overholdes. Misvedligeholdelse medfører opsigelse.

1. advarsel afsendes pr. anbefalet brev.

14 dage senere afsendes 2. advarsel pr. anbefalet brev.

14 dage senere afsendes opsigelsen pr. anbefalet brev med afståelse efter 8 dage.

Hvis havelejeren har problemer med at overholde tidsfristerne kan man bede om et møde med bestyrelsen.

Dette tilføjes som punkt 8 i Ordensreglementet.

Punkt 2: Andet brev til havelejer.

Vi sender et anbefalet brev om mislige holdelse af Ordensreglementet jævnfør ovenstående.

Punkt 3: Samtale med Havelejer, Kim tager en samtale med denne havelejer.

Punkt 4: Muldtoilet.

Gitte udarbejder et oplæg til havelejerne så De kan tage stilling til at deltage i brug og rengøring af muld toilettet.

Punkt 5. Evt:

Bestyrelsen har talt om et opfølgnings brev til folk på ventelisten, fordi der kun er plads til 10 på ventelisten.

Bestyrelsen taler om problematikken, hvor nogle havelejere opsiger en have der ikke var vedligeholdt. Det er sin sag at videregive en have der skal ryddes for gammelt affald etc.

Mødet afsluttet kl. 11.57

1: referat fra 11/5-21 blev godkendt.

2: Havevandring, se vedlagte bilag. Vi går rundt sammen,

Hækken klippet 150 cm høj undtaget mod tilkørselsvej hvor den er 180 cm.

græsset slået, behøver ikke at være nyklippet men det skal kunne ses at det bliver klippet.

Forbudte træer, hyld, pil og poppel.

Bålplads, fast underlag, mindst fem meter til huset, bålfadet max. 80 cm.

Haveaffald: haveaffald skal være samlet i afgrænsede bunker , haven skal give indtryk af at være passet.

Arbejdsdag d. 19/6-2021: Opgaver , se referat af d. 11/5- 2021

Nogle havelejere har opgaver der klares flere gange i løbet af sommeren. Vi laver en skriftlig aftale om hvornår og hvor ofte opgaven skal løses. Ca. 6 timers arbejde om året. Dette istedet for at deltage på arbejdsdagene.

Presenning

Svend Erik køber ind til at dække kompost beholderen til, skruer til kompostbeholder, kalk, træ til chikaner i små indgange.

Fælleshaven, Mette styrer holdet der.

Kompostpladsen : Kim og Michael styrer holdet der.

Randbeplantning klippes ind ved A14 – C14

Vi køber smørrebrød til voksne og Sofie bager pølsehorn til børnene, og kage til Alle

Muldtoilet;

Vi beder medlemmer om en tilkendegivelse, om de er interesseret i at benytte et fælles muldtoilet og dermed indgå i at renholde det.

Derefter vurderer vi om der er grund til at søge fonde om tilskud til udførelsen eller om vi skal droppe projectet.

EVT.

Redigering af Google siden, Svend Erik har set på siden, Michael retter den til.

Facebook fællesskabet: Mette vil kommunikere beskeder ud via fællesskabet.

Vi forsætter med at kommunikere via hjemmesiden.

Ventelisten: Vi udsender hvert år en forespørgsel om der stadig er interesse for at stå på listen. Der kan max stå 10 på listen.

Mødeleder: Mette. Referent: Karin.
Tilstede: Michael – Kim – Sven Erik – Gitte – Mette og Karin.
Dagsorden:
1.) Konstituering af bestyrelsen.
Bestyrelsen fortsætter med samme ansvarsfordeling, som det foregående år
dermed bevares kontinuitet.
Mette Formand. – Overordnet ansvar for kolonihaveforeningen, ro og orden,
dagsordner samt indkaldelser til møder.
Michael Næstformand – Træder ind som supp. hvis Mette er fraværende.
Hovedansvarlig for Hjemmesiden (som der snart kan arbejdes i).
Sven-Erik Kasserer. Hovedansvarlig for foreningens økonomi – udarbejder
regnskaber og budgetter. Opkræver haveleje (kontingent), inddrive restancer.
Kontrol med mailadresser og telefon nr. til medlemmerne.
Kim Bestyrelsesmedlem – praktisk orienteret, containerpladsen og
containeren, udlån af “maskinparken”, vedligeholdelse af maskinerne.
Gitte Bestyrelsesmedlem – Velkommen!! Gitte overtager mødereferaterne
som for fremtiden vil blive skrevet på pc’en under mødet.
Gitte er praktisk orienteret og vil gerne forberede mødeaktiviteter.
Karin Suppleant – indkaldes hvis der er forfald i bestyrelsen. Suppleanten
kan deltage i møderne med taleret ikke stemmeret, ved forfald har den både
tale og stemmeret.
Karin takker hermed af som aktiv i bestyrelsen.
2.) Hængepartier og praktisk arbejde.
Hjemmesiden.
Michael er ansvarlig for hjemmesiden. J.G. Er igang med at udarbejde en
pixibog, som vil være et arbejdsredskab til brugerne, som har eller får
adgang til siden. Der er ved at blive ryddet op på siden, så den kan startes
på punkt nul.
Michael efterlyser – hvad skal der være på hjemmesiden? Hvad skal sidenIndeholde?
Hjemmesiden skal indeholde alt om og af kolonihaveforeningen.
Chikaner.
De 3 chikaner skal etableres på efterårets arbejdsdag lørdag den 18.
september.
Kim udarbejder arbejdstegninger og materialeliste.
Kompostpladsen.
Der skal laves et nyt kompost rum. Det bliver etableret på den første
arbejdsdag lørdag den 19. juni.
Det store rum på pladsen skal have kalk og dækkes til med presenning.
Gitte indhenter tilbud på brugt/brugte presenninger.
Containeren skal have rejsning/tag Kim har etableret en arbejdsgruppe.
Arbejdet udføres snarest.
Muldtoilet m. solceller.
GF af 2019 fik bestyrelsen mandat til at gå videre med projektet.
Mette har modtaget en mail fra kommunen om, at der skal søges skriftligt.
Men hvem skal den stiles til!?
Gitte vil skaffe materialer på diverse solcelle/muldtoiletter.
Karin lave udkast til ansøgning.
Mette undersøge hvem der skal modtage ansøgningen.
Udvalg nedsat på generalforsamlingen af 11. Maj 2021.
Sommerfestudvalg: Mia, Dennis, Kim, Michael og Walther.
Vedtægtsudvalg: Michael, Harald, Nete og Karin.
Containeren.
En arbejdsgruppe bestående af: Kim, Harald, Michael, Karina, Dennis og
Torben! – vil lægge tag m. rejsning på containeren.Eventuelt.
Lørdag den 12. juni er der havevandring!!!
Det er ikke klart og tydeligt defineret hvad der skal vurderes og kigges efter,
eller påtales i de enkelte haver!
Hvad er havevandrings reglerne?
Hvordan forholder hvert enkelt bestyrelsesmedlem sig til det nye begreb
“vilde” haver.
Hvad er en “vild have” for dig?
Mette bad hvert enkelt medlem af bestyrelsen, lave et skriftligt oplæg!
(Spørgsmålet blev ikke taget op på generalforsamlingen, det blev tværtimod
anfægtet, at vedtægterne ikke bliver overholdt).
Hvordan får man tilbudt og tildelt en kolonihave i vores kolonihaveforening.
Der er ingen klare og tydelig regler for hvordan man kan få en kolonihave
enten med/eller uden hus i foreningen.
Vedtægterne for vores forening.
På sidste bestyrelsesmøde var der stor uenighed om, hvad og hvilke
vedtægter der er gældende – er der flere sæt vedtægter??
Næste møde tirsdag den 1. Juni 2021 kl. 10.00.
Referent Karin

22 haver var repræsenteret.
Formanden bød velkommen –
Valg af dirigent: Edmund. Valg af stemmetæller: Kurt Skov og Mia.
Formandens beretning.
Her blev nævnt, at året som er gået, kun har varet 8 måneder pga.
COVID-19.
Lejekontrakten med Vordingborg kommune er forlænget med 10 år på
uændrede vilkår, indtil 31.12.2030.
Venteliste til haveleje – der er d.d. 10 personer på ventelisten.
Muld/solcelle toilet. Vi har en ansøgning hos kommunen om tilladelse til
opsætning af muldtoilet i haveforeningen.
Havevandring i år bliver den 12.06.21 mellem kl. 10.00 – 13.00. Der skal være
fri adgang til din have.
Kompostpladsen – sorter’ og læg nu haveaffaldet i de rigtige rum. Der er
opsat sedler med vejledning til de rette rum. (Hvis vi ikke kan/vil overholde
de anviste regler. Kan konsekvensen blive, at pladsen lukker og man selv
skal bortskaffe sit haveaffald.)
Afbrændingsforbud – der må under ingen omstændigheder afbrændes
AFFALD eller HAVEAFFALD i haverne.
Det er tilladt at bruge havegrill. Men grillen skal være placeret på et fast
underlag af fliser eller lign.
På max 80 cm. i diameter er det tilladt at have et bålfad eller bålplads.
Bålplads og eller bålfad skal placeres i et stenbelagt bålsted.
Der må kun anvendes trækul eller rent brænde. Sikkerheds reglerne skal
overholdes. Brandreglerne er opsat i fælleshuset og i “Kassen” ved Safirvej.
Hvis du er skyld i ILDLØS hæfter du personligt for udgiften til brandvæsnet.
Udgiften er dd. Kr. 8000,00. Og du vil blive opsagt fra din have omgående.
DEBAT/ SPØRGSMÅL.Underlag til grill.
Kompostpladsen.
Havegange – grus eller græs.
Vedtægterne bliver ikke overholdt – forslag om vedtægtsændringer – udvalg.
Ukrudts bekæmpelse – vande med brændenælde opløsning.
FORMANDENS BERETNING VEDTAGET.
REGNSKAB 2020.
Kassereren fremlagde og gennemgik de enkelte udgiftsposter for regnskabet
2020.
Revisoren har modtaget bilag og regnskab. Revisor har godkendt og
påskrevet regnskabet.
Regnskabet godkendt af generalforsamlingen.
BUDGETFORSLAG 2022.
Bestyrelsen foreslår havelejen stiger til kroner 1.200,00 årlig leje for store
haver. For små haver til kroner 650,00 årlig leje.
Indmeldesgebyr hæves til kroner 500.
Kasserer gennemgik de enkelte poster, og begrundede stigningen af
budgettet.
Det klargøres, at budgettet nødvendigvis ikke skal bruges helt – hvis det ikke
er nødvendigt.
DEBAT/SPØRGSMÅL.
Hjemmesiden og gebyr.
Konsulent arbejder på oprydning og udarbejder en pixibog manual.
Vedligeholdelse af vækster.
Havegange.
Benzin udgifts stigning.
Muldtoilettet skabte en del debat – hvis det godkendes kommunalt, søges
fonde. – usikkerhed om det var endeligt besluttet.
På GENERALFORSAMLINGEN 26. MAJ 2019 fik Bestyrelsen mandat til at gå
videre med toiletsagen!
BUDGETTET FOR 2022 VEDTAGET.VALG AF BESTYRELSESMEDLEMMER.
Der skal vælges 3 medlemmer for 2 år.
På valg var Michael Nielsen – Kim Andersen – Anne Basida.
Michael Nielsen modtog genvalg.
Kim Andersen modtog genvalg
Anne Basida ønskede ikke genvalg.
Michael og Kim genvalgt
Nyt bestyrelsesmedlem blev Gitte Geer.
Bestyrelsen består nu af følgende:
Mette Mathiesen C10
Sven-Erik Kirchhof B1
Michael Nielsen D8
Kim Andersen C9
Gitte Geer D6
Karin Rasmussen C12 supp
Kurt Skov B14b revisor
Dennis Rasmussen B5 revisor supp.
EVENTUELT:
Træ højde – hvor høje træer må man have?
Hvornår skal forslag være Bestyrelsen i hænde? 1.APRIL.
Hvor søges der penge? Bla. Fanefjordfonden.
Der blev nedsat følgende udvalg og arbejdsgruppe:
Containeren skal have tagkonstruktion. Arbejdsgruppen består af følgende:
Kim, Michael, Harald, Dennis og Torben.
Sommerfestudvalg består af følgende: Mia, Kim, Harald, Irene, Dennis og
Walther.
Vedtægtsudvalg består af følgende: Michael, Harald, Nete og Karin.
Dirigent og Formanden takker af. Referat: Kari

Tilstede: Mette, Michael, Kim, Sven-Erik og Karin.
Afbud: Anne.
Mødeleder: Mette. Referent: Karin
Dagsorden:
1.) Regnskab og Budget.
Regnskabet for 2020 blev fremlagt og godkendt af bestyrelsen. Regn-
skabet og budget fremsendes til Revisor.
Der er skabt klarhed over det, før omtalte underskud – årsagen er indkøb
af computer nr. 2.
Forslag til budgettet 2021 fremlagt og godkendt. Der skal yderlig
udarbejdes et budgetforslag for 2022.
2.) Generalforsamling søndag den 9. april 2021.
Her opstod en længere debat.
Konklusion: Mette byder vel-
kommen.
Edmund foreslås som ordstyrer.
Mette fremlægger bestyrelsens beretning.
Sven-Erik fremlægger regnskabet og forslag til budget.
Revisor Skov – kommentere regnskabet.
Vedr. budgettet./ skal bestyrelsens forslag om kontingentforhøjelse
og indmeldelsesgebyr forhøjelse fremlægges!
Forslag lyder:
Indmeldesgebyr hæves til kr. 500,00.
Haveleje hæves til: for store haver kr. 1.200,00
for små haver kr. 650,00.

Valg:
Der skal vælges 3 medlemmer for 2 år. Michael ønsker at gen-
opstille, Kim ønsker at genopstille. Anne ønsker ikke genopstilling.
En af de nye havelejere ønsker at opstille. Praktisk arbejde på dagen:
Der indkøbes vand/øl.
Generalforsamlingen foregår udendørs, deltagerne henter selv stole i
fælleshuset, samt sætter stole tilbage igen.
I tilfælde af vejrlig – afholdes mødet i fælleshuset.
Alle havelejere skal “Indtjekkes” (Karin) Hvis oplysninger på lejerne
mangler, kan indtjekningen benyttes til oplysninger.
Trykning af materialer til medlemmerne bla. regnskab m.m.
Stemmesedler – flipover ark – tyk tuch – medlemsliste -osv.
3.) Venteliste.
I følge kolonihaveloven skal ventelister føres og fremvises offentlig.
Der må kun opføres ansøgerens navn, samt priotering.
Listen ophænges i “Kassen” ved hovedindgangen!?
Der er pt. 10 personer på ventelisten.
4.) Årsberetningen arbejdes der på.
5.) Hjemmesiden er nu ved at være helt klar efter konsulenten J.G. Har
arbejdet med og på den. I løbet af kort tid vil den ansvarlige kunne arbej-
de på den. Nuværende ansvarlig er Michael. Konsulenten vil udarbejde
“Pixi bog” som vil være en hjælp til betjening af hjemmesiden.
6.) Evt.
Vedr. diverse stigninger i kontingent mm. Læs lige § 3 stykke 4. Der står
at det er generalforsamlingen, som godkender �

Mette kom med et oplæg om bål/afbrænding i haverne. Hvad er til-
ladt og hvad er IKKE tilladt.

Mette vil udarbejde forslag til hvad man i fællesskab skal vurdere på
når der skal være Havevandring. Havevandringen bliver den???
Det vil blive taget op på GF.
Vi mødes kl 13.00 præcis den 9. April 2021.
VH. Karin

28. April 2021.

Tilstede: Mette, Michael, Kim, Sven-Erik, Anne, Karin.
Mødeleder: Mette. Referent: Karin.
Dagsorden:
1.) Referatet fra d. 8. marts 2021 godkendt.
2.) Regnskabet og budgettet for 2020 blev fremlagt. Af uforklarlig årsag
Stemmer det ikke helt. Der er et underskud på kr. 4.482,58.
Budgetforslag for 2021 er under udarbejdelse.
3.) Hjemmesiden var atter til længere diskussion. Endnu engang vil
En ekspert kontaktes for at få en afklaring på problemerne!
Facebook siden var også til debat – den nuværende side er en
“Fællesskabs side”. Der oprettes en “Lukket side kun for med-
lemmer i Haveforeningen”.
4.) Bom – chikane. De foreslåede chikaner kan vi selv lave. Men først
til efteråret.
5.) Havehold – mangel på samme.
Der var flere indlæg, bla. om hæk højde/bredde. Biodiversitet mm.
Mette vil udsende et forslag til bestyrelsesmedlemmerne.

6.) Eventuelt:

Kompostpladsbyggeri udsættes til fælles arbejdsdag d.19. Juni 21.
Vindmøller afvises i kolonihaverne. Men der anbefales solceller.
Der orienteres om at Vordingborg kommune ikke tillader vindmøller.
Havevandringen bliver i løbet af juni – Havelejerne orienteres på
Generalforsamlingen.
Besøg i de andre kolonihaver i kommunen, vil vi gennemføre i juni. NÆSTE MØDE:
TIRSDAG DEN 27. APRIL KL: 10.00 – EVT I FÆLLESHUSET!
Dagsorden :
GENERALFORSAMLING og organisering af den!

Hilsen Karin
07.04.2