Onsdag d. 7/6 2023

Til stede: Sanne, Gitte, Lis, Karina, Nete, Klas
Referent: Nete

Orientering fra formanden

Der er opsat ny postkasse ved fælleshuset. Her kan medlemmerne lægge forslag, klager eller andet relevant til bestyrelsen.

Der er konstateret at der er 5 medlemmer som vi ikke har mailadresse på. Der vil derfor blive leveret post i papirformat i de postbeholdere, der skal være i forbindelse med de enkelte haver.

Ventelisten er opdateret i det omfang der er tilgængelige oplysninger.

Efter henvendelser til dem, der står på venteliste, er der nu 4, der alle gerne vil have en have med hus.

Information til medlemmerne

Der bliver skrevet et informationsbrev til medlemmerne som sendes ud via mail.

Brevet skal indeholde oplysninger om opdateringen af hjemmesiden med mailadresse.  Den nuværende kontaktformular virker ikke, og bliver derfor slettet.

Reminder om at der på generalforsamlingen blev besluttet at der skal sættes postkasse eller anden form for beholder til post op i forbindelse med haverne.

Reminder på, at man selv er ansvarlig for opdatering af mail, telefon og adresse.

Som noget nyt bliver der oprettet en årskalender. Er der forslag til fælles aktiviteter kan forslag lægges i postkassen.

På årskalenderen kan man også se, hvornår der skal være bestyrelsesmøder, så man kan komme med forslag til punkter der kan behandles.

Der bliver udarbejdet et brev omhandlende havevandringen.

Arbejdsdag

Den første arbejdsdag i denne periode er lørdag d. 24/6 fra klokken 10 – 14.

Den næste vil være 23/9 fra klokken 10 – 14.

Ud over disse to dage, vil der være en dag, hvor vi lejer en flis maskine så vi kan få bugt med noget træaffald. Nærmere herom senere.

Efter arbejdet vil der være lidt at spise.

Klas vil undersøge hvad det vil koste at få klippet græsset uden for matriklen.

Der blev talt om muligheden for at købe en solid selvkørende plæneklipper.

Der er mange opgaver der ønskes løst, så vi har valgt at prioritere det grønne (græs og hække) først, da vi frygter at det ellers løber fra os.

Havevandring

Årets havevandring vil foregå d. 8/7 fra klokken 10.

Arbejdsopgaver i bestyrelsen

Klas
Næstformand og hjemmesideansvarlig.

Nete
Sekretær

Karina
Arkivansvarlig

Misligholdelse af haver

Der bliver udarbejdet et standardbrev ang. Misligholdelse.

Overdragelse af materialer

Sanne har modtaget computer og lader.

Sanne bruger egen printer indtil videre.

Gitte modtager computer, printer og lader når formalia er på plads.

Blækpatroner og papir betales af foreningen.

Der skal være autoriserede bilag på alt.

Da vi mangler en nøgle til containeren sørger Klas for et nyt låsesystem.

Status på arbejdsopgaver

De opgaver vi tildelte os selv er blevet udført.

Havemaskiner

Lars B2 vil gerne være ansvarlig for at tjekke havemaskinerne og udleje dem.

Tak for det Lars

Det skal koste 150 kr. at leje en maskine, som så er fyldt op med benzin, eller der er et fyldt batteri.

Beløbet skal sendes til kassereren. (mobil pay eller bankoverførsel).

Beløbes evalueres.

B 18

Om der skal være en eller to haver afhænger af efterspørgslen.

Sanne følger op og snakker med eventuelle interesserede.

Forretningsorden

Udsættes til næste møde så der er tid til at komme med eventuelle kommentarer.

Fondssøgning

Sanne printer eksempel på, hvad man skal være opmærksom på når man søger.

Vi skal også have undersøgt hvad vores reelle behov er.

Bestyrelsesstress

I stedet for at lade os presse til at haste noget igennem, kan vi skubbe beslutninger frem til en fastsat dato.

Formanden skal have faste træffetider, så der også bliver mulighed for bare at være i haven i fred.

Næste bestyrelsesmøde 5/7-23

Herefter første onsdag i måneden.