Onsdag d. 17/5 2023

Til stede: Sanne C3, Gitte D6, Lis B8, Klas C11, Nete C4, Karina B3.
Referent: Nete

Velkommen og kort info fra formanden.

Referatet fra generalforsamlingen er skrevet, underskrevet og afleveret til kommunen. Det er endnu ikke lagt ud på hjemmesiden eller på anden vis bragt videre til medlemmerne, da de sidste overleveringer fra den tidligere bestyrelse endnu ikke er helt på plads.

Der har været en henvendelse fra haveselskabet vedrørende åbne haver d. 27/7, hvor vi er tilmeldt med 8 haver. Vores tidligere formand Mette C10 har påtaget sig at være tovholder på projektet.

Præsentationsrunde.

Klas
Vil gerne arbejde med konkrete opgaver af praktisk karakter.
Kan opdatere hjemmesiden.

Gitte
Ser kassererjobbet som hovedopgave.
Prioriterer samarbejde højt.

Lis
Har organisatorisk erfaring og vil gerne indgå i planlægning af arbejdsdage og lignende.

Sanne
Vil gerne uddelegere opgaver.
Prioriterer kommunikation højt.
Er som formand tovholder på foreningens virke.

Nete
Vil gerne være sekretær og blandt andet skrive referater.
Prioriterer kommunikation højt.

Kommunikation internt og eksternt.

Internt i bestyrelsen foregår kommunikationen på møderne. Der kan også sendes orienterende e-mail til gruppen, men alle beslutningerne træffes på møderne.

Eksternt med medlemmerne om foreningens virke sker via e-mail hvor alle i bestyrelsen sættes cc. Forud for mailen kan der være en personlig samtale.

Har de enkelte medlemmer spørgsmål, oplysninger, klager eller andet der vedrører bestyrelsens arbejde, kan dette skrives og lægges i postkassen ved fælleshuset.

Hjemmeside – årskalender

På hjemmesiden bliver der lagt en årskalender for foreningen, hvor man blandt andet kan se hvornår der er bestyrelsesmøder, fælles arrangementer, arbejdsdage deadlines for bundne opgaver.

Når vi får adgang til hjemmesiden, vil vi begynde at arbejde på en opdatering så den bliver nemmere at tilgå.

Arbejdsopgaver i haveforeningen.

Der skal slås græs ved fælleshus, uden for matriklen og på D2.
Sanne klarer D2 resten af sæsonen og tager også det der generer ved Nymarksvej.
Græsset ved fælleshuset kan udloddes som arbejdsopgave efter den fælles arbejdsdag. Indtil da skiftes vi så Klas tager plænen i uge 21, Karina i uge 22, Lis i uge 23, Nete i uge 24 og Gitte i uge 25.

Venteliste – Ledige haver

Ventelisten er endnu ikke overdraget til formanden så status må vente.

Arbejdsdag d. 24/6

Der var mange ideer. Her nævnt i flæng:
-D2, oversigtstavle – gren/flis/jord
-Er D2 en god løsning
-Hække
-Randbeplantning
-Punktet tages op på næste møde, hvor Lis og Gitte har forsøgt at udarbejde et forslag til beslutning.

Bestyrelsens forretningsorden

Der blev talt om hovedpunkter i en forretningsorden.

Punktet tages op på næste møde, hvor Nete har forsøgt at udarbejde et forslag til beslutning.

Andet og opgaver til næste møde

Gitte fortalte at hun har modtaget broderparten af lejeaftalerne.
Billeder af vores legitimationer er klargjort til banken så også kassererfunktionen kan komme helt på plads.

Klas køber en postkasse der må koste 2 – 300 kr. og sætter den op ved fælleshuset, som erstatning for den nuværende.

Gitte, Lis og Karina har påtaget sig at lave en plan for arbejdsdagen.
Dette er et punkt på næste bestyrelsesmøde

Nete og Sanne har påtaget sig at udarbejde en oversigt over, hvad der skal kigges efter på havevandringen. Dette er et punkt på næste bestyrelsesmøde.

Vi skal alle tænke over hvilke arbejdsopgaver der kan tilbydes til medlemmerne.
Er der mon opgaver vi har glemt til arbejdsdagen-

Afholdessøndag d 7. Maj 2023 kl 14:00 – 16:00. I foreningshuset, Safirvej 2, Stege.

Dagsorden:

1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere

2. Formandens beretning

   Ved Michael Nielsen

3. Årsregnskab

   Ved Annette

4. Valg af formand

   På valg er Michael Nielsen

5. Valg af kasserer

   På valg er Annette Bagge, ønsker ikke genvalg

6. Valg af bestyrelses medlem

   På valg er Kim Andersen

7. Valg af bestyrelses medlem

   Linda Olsen ønsker at træde ud

8. Valg af revisorsuppleant

   På valg er Dennis Rasmussen, ønsker ikke genvalg

9.valg af bestyrelsessuppleant.

 Jytte Kirchhof ønsker af træde ud.

10. Behandling af indkomne forslag

    Der er fem indkomne forslag

11. Eventuelt

På Bestyrelsen vegne

Formand Michael Nielsen

Indkomne forslag:

Forslag 1, stillet af bestyrelsen

Betaling for ventelisteplads

Vi foreslår, at det skal koste 125 kr pr år at stå på ventelisten. Indbetaling af gebyret skal ske ved tilmelding til ventelisten og efterfølgende år den 1. Marts. Manglende betaling 1. Marts vil resultere i sletning fra ventelisten.

Se bilag 1

Forslag 2, stillet af bestyrelsen

Intern venteliste

Der er flere havelejere som har udtrykt interesse for at skifte til en med hus. Derfor foreslår vi at man opretter en intern venteliste som indarbejdes i venteliste proceduren. Medlemmer på denne liste vil blive tilbudt tilgængelige haver med hus, inden personer på den externe liste bliver spurgt.

Forslag 3, stillet af bestyrelsen

Postkasser

Vi mangler et sted at aflevere post som fx indkaldelse til havearbejdsdage og beskeder fra havevandring osv. Derudover er prisen for et almindeligt brev nu oppe på 12 kr.

Postkasserne behøver ikke at være mere end et rør eller lignende, hvor vi kan aflevere post.

Vi foreslår derfor at tilføje et krav, i ordensreglementet, om postkasser ved alle haver.

Forslag 4, forslag af bestyrelsen

Vurderingsudvalg

Del 1.

Vi foreslår at oprette et vurderingsudvalg bestående af 3 personer som værdisætter grunde med hus på. Denne vurdering skal bruges i forbindelse med salg af haverne. Personer til vurderingsudvalget vælges af generalforsamlingen. Se bilag 1.

Del 2

Hvis Del 1 bliver vedtaget skal der vælges 3 personer til vurderingsudvalget.

Vedlagt Bilag 2.

Forslag 5, stillet af Annette Bagge

Maximal salgspris

Jeg er bange for at priserne på haver stiger og derved umuliggør at alle har råd til at få en have. Jeg synes at det er vigtigt at alle har mulighed for til et lille stykke natur, det er sundt for kroppen og sindet at være haven og dyrke grøntsager. Det fortjener vi alle.

Derfor foreslår jeg, at vi vedtager en maximal salgspris på 20.000 kr.

Bilag 1, forslag til ventelistegebyr

§ Venteliste

Stk 1. ventelistegebyret fastsættes af generalforsamlingen.

Stk 2. ventelistegebyret betales ved tilmelding til venteliste, der efter ved årligt i februar.

Stk 3. forud for havesæsonen udsendes ventelistegebyret primo februar og betales senest 1. Marts

Stk 4. Manglende betaling 1. Marts vil resultere i sletning fra ventelisten

 

Bilag 2, forslag til vurderingsudvalgs

§ Vurderingsudvalg

Stk 1. Generalforsamlingen vælger et vurderingsudvalg blandt foreningens medlemmer til at foretage vurderinger af grunde med bebyggelse. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt bestyrelsen. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.

Stk 2. Et vurderingsudvalg består af minimum 3 personer, der vælges for en 2-årig periode. Medlemmerne i vurderingsudvalget må ikke udgøre nogle fra bestyrelsen. Vurderingsformand vælges særskilt i lige år. 2 vurderingsudvalgsmedlemmer vælges i ulige år. Herudover vælges 2 vurderingssuppleanter for 1 år ad gangen.

Stk 3. En vurderingsperson må ikke deltage i vurdering af et hus, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.

Stk 4. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr for vurderinger.

Stk 5. Generalforsamlingen kan træffe beslutning om, i hvilke perioder, der kan foretages vurdering (hele året, kun sæson eller lignende).

Tilstede: kim,klas,michael,jytte og annette.

Vi diskuterede venteliste folk der vil på venteliste skal bruge kontaktformularen på hjemmesiden som vi printer ud med dato på og gemmer. Vi snakkede om forslag til betaling når man skriver sig op evt. 125 kr som man skal betale hvert år for at stå på ventelisten. Vi laver forslag til generalforsamlingen.

Vi snakkede om hvem der er blevet tilbudt haver nogle ville ikke betale prisen som et hus kostede og andre vendte ikke tilbage på trods af tlf opkald og mail.

Have A1 har endnu ikke en lejekontrakt

Ventelisten er nu opdateret  og b7 er i dag givet til en ny havelejer så vi har nu kun en have tilbage og det er den store af vinbøndernes og der står pt. 7 på ventelisten .så spørsmålet er om den sidste have skal være en stor eller 2 små.

Ref. Klas .

Bestyrelsesmøde. D. 22/2-23 kl.14
Tilstede: kim-Klas-Michael-Jytte-annette.
Godkendelse af referat: tjek
Godkendelse af regnskab: tjek
Vi mangler underskrifter for 4 nye lejeaftaler + A1 Michael er på
de nye og kim på A1
Venteliste: Michael kontakter dem på ventelisten og tilbyder
dem haver og opdaterer venteliste og sender til annette og
lægger den op på vores Messenger side.
Kim snakker med vognmand om grus og om han kan levere og
Klas spørger på skolen hvor de har fået fra og pris hvis vi skal
kontakte en anden.
Vi har en masse hækafklip op imod rensningsanlæg og ved
kompostpladsen Annette sender mail ud om nogle vil hjælpe
02/04-23 samt om indbetaling af haveleje
Klas har kontaktet Vordingborg forsyning ang. Brønd på hjørnet
der er gået i stykker de vil ringe tilbage.
Vinbønder skal genoprette hæk kim har kontaktet dem hvis have
ikke er ryttet og hæk genoprettet må vi sende dem en regning
kim kontakter dem igen.
Hestemøg: vi har en masse nu vi aftaler at det skal bruges først
og godkendes af bestyrelsen inden vi modtager mere .
En have lejers vinduer og vandtønder i indkørslen. annette
kontakter ham med henblik på at få dem fjernet inden 15/03-23
Vi er blevet enige om det er en god ide at få sat dør i fælleshuset
til køkken Sven-Erik vil gerne lave det siger Jytte.
Det ser ud til at nogle har ødelagt kamera ved hovedindgang
klas prøver at kikke på det,
Beklædning og vinduer i fælleshus Michael kontakter espen .
Skal der lås på fælleshus: der er enighed om lås på evt. køkken vi
kan evt. tage det op på generalforsamlingen men er blevet
enige at når der bliver lukket for vandet bliver der også låst i
fælleshuset.
Extra skab til information ved containerpladsen.
8/3-23 er næste gang vi holder møde og derefter første onsdag i
måneden kl. 14
Ref. Klas.

Bestyrelsesmøde

Placering:  Fælleshuset
Dato:  2/11 2022
Deltagere:  Kim, Klas, Annette, Jytte og Michael
Klokkeslæt:  10-12

1. Godkendelse af ref. Fra den 4/10 2022

Ref. godkendt

1. Regnskab.

Michael og Annette er endelig blevet godkendt af banken

1. Opfølgning på sidste møde.

Der skal følges op på af arbejdsopgaver er udført.

1. Vinhaverne hvordan og hvorledes

Der skal indkaldes alle dem der ønsker en have med hus.

Der skal være fjernet alle vinstokkene til december måned

• Udsendelses af haveleje skal være klar enden Annette tager på ferie til januar.

Annette sender opkrævninger ud samt datoer med arbejdsdage inden hun tager på ferie.

• Lukning af vand og andet klargøring til vinter

Kim lukker for vandet når det begynder af være frost.

Der skal også til af være kæde på ved indgangen fra safirvej.

• Evt.

   Der er en have lejer der har hørt om der kan komme nøgle Box på containeren.

   Det kan der ikke

   Der er en have lejer der ikke har lavet nogen lejekontrakt.

    Kim tager kontakt til vedkommende for af få styr på det.

Der er mødt 19 personer op.
Velkomst: Michael byder velkommen.
Valg af dirigent: Nete C4
Valg af Referent: Maibritt C 13
Valg Af Stemmetællere: Irene B4 og Harald B12.
Nete påpeger at hun gerne vil have et evt. punkt på.
Valg af et bestyrelsesmedlem: Klas C11
Valg af suppleant: Jytte Kirchhoff. B1
Evt.
Der blev gjort opmærksomt på der ikke kan besluttes noget under Evt. Men at alle kan stille
beslutningsforslag til den ordinære generalforsamling.
Sanne C3: start 2023 arb. gruppe ansvar for D2. Hvem
holder orden og og at ALLE kun bruger pladsen til rette
formål og at man evt. kunne bytte ting. Det er det vores
Facebook gruppe er til man kan finde den under ”Haven
Blegdammen
Dennis: syntes der er for lidt der møder op til arbejdsdage
når man skriver under på 2 arbejdsdage om året og er 300
kr. for lidt når man ikke deltager?
Der skal bedre styr på opgaver og indbetalinger.
Dennis roser at han har fået post.
Morten Høxbro præsenterer sig og anbefaler
facebookgruppen, men hjemmesiden er det korrekte sted
at slå tingene op.
Der vil blive slået op alle steder. Fælles beskeder skal til e mail.
Bestyrelsen:
Anette fortalte at bestyrelsen har besluttet at være opmærksomme på at følge vedtægterne og i det hele
taget sikre lovligheden af det der sker i foreningen.
I den forbindelse kunne hun fortælle at der har været nogle udfordringer med de legitimationer der skal
sikre at formanden og kassereren kan tegne foreningen udadtil og i det hele taget være fuldt lovlige og
funktionsdygtige. Der arbejdes intenst på at få bragt forholdene i orden.
Der har været problemer med overgangen fra gammel til
ny bestyrelse da 2 trak sig af personlige grunde og vi skulle
ind og lave om i både virk og banken
Harald mener vi skal sætte pris på mennesker der bruger
deres fritid på foreningen. Og at vi skal respektere ny
bestyrelse og give dem tid til at komme ind i arbejdet
Forslag: skal vi holde medlemsmøder som bruges til
diskutioner om udfordringer i og uden for haverne.
Næste valg maj 2023 er kim, Annette og Michael på valg.
Og i 2024 er Linda, Jytte og Klas på valg.
Ventelister.
Der var en ivrig debat i forbindelse med ventelister og den tidligere administration heraf.
Venteliste Administrationen er for nylig overgået til foreningen fra kommunen der hidtil har haft ansvaret.
Praksis har været at vi selv førte venteliste.
Der er nu udarbejdet en venteliste procedure som er at finde på hjemmesiden under dokumenter. Den skal
følges. Der er pt. 8 på venteliste.
Vedtægter fra forrige generalforsamling skal følges og det
vil blive gjort til punkt og prikke.
Der skal bedre samarbejde og vi skal finde metoder hvor
der er fornyelse og tiltag som fremmer det sociale samvær
og så skal vi glædes over dem der deltager til fælles
arrangementer.
Ved arrangementer følger den nye bestyrelse reglerne.
Der skal være nummer på haverne og den enkelte er selv
ansvarlig for at der er det. Det bliver et punkt til
havevandring. Sven-Erik fik ros for det nye køkken og skal
man bruge det har kim og annette nøgle som man kan
låne.
Nete foreslog at man opfordrer andre til at deltage i fælles
arrangementer når man mødes rundt omkring i haverne.
Oplysninger bliver sat op i glasskabet og på tavlen i
fælleshuset.
Morten Høxbro B 11 tilbyder hjælp med minigraver inden
jul.
Nete takkede for god ro og orden.
Ref. Maibritt.
Renskrivning: annette Bagge

Kære medlemmer.

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling d.15/10-2022.                                                               kl. 14.00 i fælleshuset.

Da to fra bestyrelsen har valgt af træde ud af bestyrelsen pga. personlige årsager holdes der suppleringsvalg.

Der skal findes en ny suppleant og et nyt bestyrelsesmedlem.  

Referat af bestyrelsesmøde

Placering:  Fælleshuset
Dato:  4/10 2022
Deltagere:  kim, Annette og Michael
Klokkeslæt:  10 -12

1. Godkendelse af ref. 7/9 2022

Ref. godkendt

1. Regnskab

Intet nyt endnu.

1. Opfølgning fra sidste møde

Ingen havde noget dertil.

1. Arbejdsopgaver/betalinger for udeblivelse for arbejdsdagen

Der blev delt arbejdsopgaver eller indbetalinger ud

• Ekstraordinær generalforsamling

Der skal laves kaffe/the og sættes øl/vand frem

Der bliver fundet en mødeleder på dagen

• Hvad gør vi med hækaffaldet fra arbejdsdagen.

Vi prøver af lave en dag hvor vi fliser det der skal flises Annette skriver ud til medlemmerne det bliver d.5/11 2022

• Evt.

   Intet

Referat bestyrelsesmøde

Placering:  kolonihavens fælleshus
Dato:  2022 – 7/9
Deltagere:  Linda, Kim, Annette, Michael.
Klokkeslæt:  10.30-12.30

1. Godkendelse af ref. 2/7 2022.10.03

Ref. Godkendt

1. Regnskab.

Intet nyt

1. Mette Mathiasen er trådt ud af bestyrelsen.

Snak her omkring.

1. Opfølgning på sidste møde

Kim snakker med John Fredriksen omkring knust asfalt.

Kim køre i xl byg og køber det der skal bruges til arbejdsdagen.

• Arbejdsdagen d.17/9-2022

Randbeplantning fra D.14 til C16. på inderside og yderside.

Annette køber mad og drikkevare til arbejdsdagen

• Indkøb til køkken.

Annette køber ind til køkkenet.

Evt.

Foreningen giver ikke mad og drikkevare til private engagement.

Der skal sendes et nyhedsbrev ud tre fire gange om året.

Kolonihaveforeningen Blegdammen af 1928

Bestyrelsesmøde

Placering:  Mette havehus c 10
Dato:  2/7-2022
Deltagere:  Michael, Mette, Annette, Kim, Linda
Klokkeslæt:  kl. 10.00-12.30

Punkter på dagsorden

1. Godkendelse af ref. Fra d. 7/6-2022.

Ref. Godkendt

1. Regnskab.

Venter på møde med banken

1. Opfølgning på arbejdsdag.

Det var en god dag og vi fik næsten nået det vi havde sat os for. Men vi blev enige om af vi er nød til at udvide arbejdsdagene med en time, for at vi kan nå alle de ting der skal ordnes. Så en arbejdsdag vil hede fra kl. 09.oo-13.00. Der var 7 der var udeblevet som vi vil sende et brev ud til, med besked om af få en arbejdsopgave eller af betale sig fra det.  

1. Der skal findes en dag til opfølgning på havevandring.

Det bliver den 9/7-2022. kl.10. Der skal laves et opfølgningsbrev, det laver Mette og Annette.

• Møder fremover hvordan og hvorledes.

Møderne vil blive holdt i Mettes have den første tirsdag i hver måned fra kl.10. der vil blive købt kaffe og brød på forenings regning og det vil gå på skift hvem der tager det med.

• Forslag om køb af motorsav og multiklipper

Michael og Kim finder en dag hvor de tager ud og ser på det og finder ud af priser i xl byg. Michael finder ud af hvor vi kan få lavet eftersyn af maskiner måske Keldby maskinstation.

• Hvad skal der gøres ved den gamle kompost beholder

Den skal have noget mere kalk det finder Kim og Michael ud af når de skal i xl byg og der skal de også købe en vandhane så vi kan få skiftet den sidste der er defekt

Have lejer uden fast bopæl

Der skal skrives et brev og afleveres

Evt. aftale om en åben have dag Michael ringer til Sanne om dette. Annette og Morten laver en fb. Gruppe. Michael tager kontakt til praktiskservice om pris på randbeplantning.