Mødetitel | Referat

Møde dato 3/5 2022 Møde tid kl. 10.00  | Mødested Hos Mette

Møde indkaldt af Haveforeningen Blegdammen Mødetype Bestyrelsesmøde Formidler Navn Referent Gitte Tidtager Navn

Mette, Michael, Svend Erik, Gitte. Afbud: Karin, Kim

Tildelt tid | Tid | Emne på dagsordenen Emne | Oplægsholder Navn

Diskussion Samtale Godkendelse af referat 21/4-2022

Konklusion Referatet er ikke blevet lagt på Messinger og kan derfor ikke godkendes.

Handlingspunkter	Ansvarshavende	Tidsfrist
Michael lægger referatet op på Messinger d. 5/5-22	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt
Regnskab ligger hos revisor Kurt til gennemsyn. Svend Erik gør opmærksom på, at han endnu ikke har modtaget mail adr. til nye lejere, Mette og Michael sender billeder af indmeldelse til Svend Erik.	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt

Tildelt tid | Tid | Emne på dagsordenen Emne | Oplægsholder Navn

Diskussion Opfølgning på markvandring

Handlingspunkter	Ansvarshavende	Tidsfrist
Emne 1Referatet er gennemgået og Michael følger op på referatet.	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt
Emne 2	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt

Tildelt tid | Tid | Emne på dagsordenen Emne | Oplægsholder Navn

Diskussion Generalforsamling

Konklusion Vi skriver dagsorden og spørger Edmund om han har indsigelser onsdag, så kan vi kopiere og sender ud til medlemmerne torsdag , vi sender på mail og Gitte bringer ud til de der ikke har mail.

Gitte stopper i bestyrelsen af personlige årsager.

Handlingspunkter	Ansvarshavende	Tidsfrist
Emne 1,	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt
Emne 2	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt

Tildelt tid | Tid | Emne på dagsordenen Emne | Oplægsholder Navn

Diskussion , Hvordan griber vi det an hvis man ikke vil betale for udeblivelse fra have dag.

Konklusion : Vi følger de gældende vedtægt

Handlingspunkter	Ansvarshavende	Tidsfrist
Emne 1	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt
Emne 2	Oplægsholderens navn	Dato | tidspunkt

Observatører Navn

Eksperter Navne

Punkt: plan for dagsorden og udsendelse af  dagsorden

Konslusion: Bestyrelsesmedlemmer sender ønskede punkter til dagsordenen 7 dage før planlagt bestyrelsesmøde. Hvis man ikke har punkter sender man besked om det.

Formanden sender dagsorden ud 3 dage før bestyrelsesmødet.

Punkt: Beslutningsreferat / protokol.

Konslusion. Formanden printer beslutningsreferatet ud og bestyrelsen underskriver på efterfølgende bestyrelsesmøde. Det underskrevne referat sættes ind  mappen med dagsordener og beslutningsreferater.

Evt. Intet til dette punkt.       

1. Referatet fra 3/3 2022 godkendt
2. Regnskabet fremlagt blev gennemgået af kasserne
3. Opfølgning på markvandring blev udsat til næstemøde d.3/5 2022 pga. manglende papirer
4. Vi er blevet enige om af give lejeren sine penge tilbage for lejen 2022/2023 da hun kun havde haft haven i 6 dage før hun gjorde det klart af hun ikke magtede det af lig vel. Fremover vil det være 14 dages fortrydelse ret ved have overtagelses hvis man skal have sine penge tilbage ellers er pengene spildt.
5. Mette tager kontakt til Egmund om han her lyst til af være diagent igen i år og hvis han vil så vil Mette og Michael tage et møde med ham om hvordan det skal foregå på generalforsamlingen

Tilstede: Kim, Michael, Svend Erik, Karin, Mette og Gitte

Dagsorden:

1: Godkendelse af referat fra 14/3-2022

2: Regnskab

3: Spørgsmål fra Havelejere vedr. ændringsforslag til vedtægter.

4: Hvem vil være med i haveudlejnings udvalget.

5: Gitte om tyverier i Haveforeningen

6: En familie vil lave en familie overtagelse af en have B2.

7: Vinhave (Therkel) B11

8: Evt.

Ad 1. Referatet blev godkendt.

Ad 2: Der er flere Havelejere der ikke har betalt endnu, vi talte om hvordan vi håndterer det.

Vi kikkede på Budgettet, Svend Erik retter til.

Ad 3. Der er ikke indkommet spørgsmål til det udsendte materiale.

Der er indkommet 2 forslag til generalforsamlingen:

Kurt Skov foreslår ændring af par. 5 stk. 7 linie 2-3 til simpelt flertal.

Kolonihave loven siger dog at der kræves 2/3 dels flertal til vedtægts ændringer.

Svend-Erik Kirchoff foreslår at foreningen ændrer navn til Kolonihaveforeningen Blegdammen af 1928.

Ad 4. Udlejnings udvalget består af: Michael, Mette og Gitte

Ad 5. Stege Politi fortæller at vi kan sætte skilte op om, at området er overvåget og så sætte vildt kameraer op. Politiet opfordrer også til at politi anmelde alle indbrud.

Vi sætter skilte og kameraer op 3 steder på området.

Havelejerne opfordres til at give bestyrelsen besked om indbrud i haverne

Ad 6. Vi inviterer til møde vedr. familie overtagelse af B2.

Ad 7. Vi hører Erik Vinbonde om de vil hente nogle af vinstokkene, ellers tilbyder

vi dem på Facebook, alternativt får dem gravet op professionelt.

Ad 8. Ordstyrer til generalforsamling, vi foreslår Lars Mathiasen.

Rampe til foreningens container, vi undersøger om den “gamle” på Idrætspladsen kan overtages.

Markvandring onsdag d. 16/3 kl. 11 hvor vi registrerer hvilke opgaver der skal ordnes i År.

Mødet sluttet kl. 13.06 Næste møde tirsdag d. 5/4-22

Bestyrelsesmøde d.14/1-2022

Tilstede: ; Mette, Svend-Erik, Michael, Karin, Gitte. Afbud: Kim

Oplæg fra vedtægtsgruppen blev gennemgået og fundet ok ud over et par små slå fejl.

Det nye oplæg til vedtægter og ordensregler, er nu klar til at blive sent ud til medlemmerne i uge 5. Så de har mulighed for at læse dem igennem inden generalforsamlingen.

Mette, Gitte og karin bringer de nye forslag af vedtægter og ordensregler ud i uge 5.

Vedtægter og ordensregler bliver hængt op i fælleshuset i A3 str. og i stor skrift .Samt ved indkørslen fra safirvej og affaldspladsen i mindre format .

mødet afsluttet kl. 13.

Ref. Gitte.

Bestyrelsesmøde d.5/10-2021

Evl. af arbejdsdagen d. 18/9- 2021:

1: Dagen gik godt, der var enkelte medlemmer der syntes at det at der var tunge opgaver, bestyrelsen opfordrer til at medlemmer henvender sig for en anden opgave. Der er desværre en del melemmer der vælger at betale sig fra arbejdsdage/arbejdsopgaver. Det er ærgerligt for fællesskabet da vi oplever at det er en rigtig hyggelig dag.

Hvem skal have en opgave:

8 medlemmer får en regning for dagen,

5 medlemmer får en arbejdsopgave,

3 medlemmer har fast en arbejdsopgave.

Arbejdsopgaver til fordeling:

Græs på ydersiden af foreningen,

Græs på genbrugspladsen,

Samle affald sammen i randbeplantning,

Kim og Mette taler med de der skal have en opgave.

2: Muld toilet:

Svend-Erik sender SMS til alle medlemmer med med opfordring til at melde tilbage om, deltagelse.

3: Salg af huse med efterfølgende godkendelse af ny lejer.

Fremover skal alle på ventelisten spørges først, de har så 14 dage til at beslutte sig, hvis ingen på listen vil købe kan haveejeren sælge uden om listen til en køber der kan godkendes.

4: Evt.

Vi talte om regning fra arbejdsdag, det ser fint ud.

Hvornår lukkes for,

Vi gør som tidligere at lukke efter uge 42 når frosten kommer.

Ref.Gitte

Bestyrelsesmøde fredag d. 27/8-2021 kl. 10.00

Tilstede : Karin, Kim. Mette. Michael, Svend-Erik og Gitte.

Ad. 1: Arbejdsdagen d. 18/9-2021.

Depot, skabe op. Den nye kompost-beholder skal forstærkes, bom ved vejen mod Safirvej skal etableres, randbeplantning på D gangen skal klippes og muligvis vendeplads ved D gangen.

Depotet venter til vi har skaffet et nyt/brugt køkken til at sætte op i depotet.

Kompostbeholderen, den nye, skal forstærkes , Vi forstærker med Lastbilstropper og sætter en greb med Haveforeningens navn på på kompostpadsen.

Bom ved vejen mod Safirvej, Svend-Erik undersøger hvor vi kan leje et motoriseret Jordbor. Vejen spærres med en kæde der nemt kan lægges på jorden og sættes op igen. Gitte ringer til Vordingborg kommune for at få de nøjagtige mål for indkørsler og spørger til hundeaff. opsamling.

Kim undersøger hvor meget materiale vi skal bruge og Svend-Erik køber ind.

– Randbeplantning på D gangen og stykket mellem B gangen og D gangen skal klippes,

– Vi finder et medlem eller to der vil køre kompost til kommunens genbrugsplads.

– Vi laver en Brainstorm på opgaver der kan udføres udenfor arbejdsdagen.

A: græs på genbrugspladsen 6 gange årligt a/ 3 klipninger.

B: Rense hæk v/ fælleshuset og genbrugspladsen D2

C: samle affald sammen

D: Randbeplandning

E: Fjerne afklip bag kompost beholderne.

F: Klippe randbeplantningen udvendigt.

Ad. 2: salg af hus med efterfølgende godkendelse af ny lejer.

Karin formulerer et forslag til at arbejde ud fra for bestyrelsen.

Ad. 3: Gitte har ordet.

Forslag til vejledende afstemning om muldtoilet sendes til medlemmerne.

På næste møde tager vi stilling til om vi omtaler havelejere som medlemmer.

Arbejdsopgaver der klares af medlemmerne på andre tider end arbejdsdagen, fordeles efter arbejds dagen og bestyrelsesmedlemmerne fordeler tovholdere som så følger op på, om opgaven bliver løst.

Ad. 4: Svend-Erik har ordet.

Opfølgning på havelejere der ikke klarer deres opgaver.

Opfølgning på Havelejere der skylder for arbejdsdagen.

Samtale om sikkerhedspakke for haveforeningens PC.

Kim fremlægger tilbud på oprydning i Have D.12.

Vi medtager haven på arbejds dagen for at kunne leje den ud igen.

Snak om reparation af taget på Containeren, Kim står for at reparere den.

Mødet afsluttet kl. 14.12

Ref. Gitte

august 2021

Tilstede: Svend-Erik indtil kl. 12, Kim, Michael, Mette og Gitte. Afbud fra Karin.

Ad. 1 : Godkendelse af referat af 14-7-2021

Godkendt.

Fremover lægger vi referatet på Messinger hvor vi har frist til tirsdag efter mødet til at gøre indsigelser til referatet, Gitte lægger referatet på hjemmesiden efter at alle har givet en tilkendegivelse at referatet nu er OK.

Ad. 2 : Reviderede Ordensregler.

Vi har gennemset ændringsforslag fra Revideringsgruppen. med enkelte ændringer kan vi tilslutte os forslagene som skal vedtages på Generalforsamlingen.

Ad. 2b:

Punktet om salg af huse med efterfølgende godkendelse af ny lejer fortsættes på næste møde.

Ad. 3: Opsigelse af havelejere, hvad gør vi fremover.

Fremover vil opsigelses varsel ved misligholdelse af ordensreglementet være 30 dage.

Et flertal i bestyrelsen har besluttet at fastholde den opsigelsen der allerede er afsendt.

Ad. 4: Arbejdsdagen d. 19/6, er der nogle hængepartier ?

Hængepartier fra lejere, vi sender første varsel på mail

Ny arbejdsdag d. 18/9-21, hvad skal vi have lavet.

Vi skriver på Messinger hvad vi foreslår til dagen og beslutter på mødet d. 7/9-21.

Evt. : Vi talte om at lave en kontortid i Foreningshuset. Der sidder min. 2 medlemmer af bestyrelsen som kan besvare spørgsmål vedr. vedtægter og ordensregler.

Start lørdag d. 4/9 kl. 10 – 12 og hver anden uge i ulige uger frem til vi lukker for vandet d. 30/10.

Spørgsmål om forsikring af haveforeningens ejendom og ansvar, vi undersøger spørgsmålet.

Mødet sluttet kl. 13.20

Mødet startet kl. 10.00

Tilstede: Michael, Kim, Mette, Karin, Gitte

Afbud: Svend-Erik

Punkt 1: Regler for udsmidning af have.

Debat om håndhævelse af ordensregler.

Bestyrelsen har besluttet at :

Ordensreglementet skal overholdes. Misvedligeholdelse medfører opsigelse.

1. advarsel afsendes pr. anbefalet brev.

14 dage senere afsendes 2. advarsel pr. anbefalet brev.

14 dage senere afsendes opsigelsen pr. anbefalet brev med afståelse efter 8 dage.

Hvis havelejeren har problemer med at overholde tidsfristerne kan man bede om et møde med bestyrelsen.

Dette tilføjes som punkt 8 i Ordensreglementet.

Punkt 2: Andet brev til havelejer.

Vi sender et anbefalet brev om mislige holdelse af Ordensreglementet jævnfør ovenstående.

Punkt 3: Samtale med Havelejer, Kim tager en samtale med denne havelejer.

Punkt 4: Muldtoilet.

Gitte udarbejder et oplæg til havelejerne så De kan tage stilling til at deltage i brug og rengøring af muld toilettet.

Punkt 5. Evt:

Bestyrelsen har talt om et opfølgnings brev til folk på ventelisten, fordi der kun er plads til 10 på ventelisten.

Bestyrelsen taler om problematikken, hvor nogle havelejere opsiger en have der ikke var vedligeholdt. Det er sin sag at videregive en have der skal ryddes for gammelt affald etc.

Mødet afsluttet kl. 11.57

1: referat fra 11/5-21 blev godkendt.

2: Havevandring, se vedlagte bilag. Vi går rundt sammen,

Hækken klippet 150 cm høj undtaget mod tilkørselsvej hvor den er 180 cm.

græsset slået, behøver ikke at være nyklippet men det skal kunne ses at det bliver klippet.

Forbudte træer, hyld, pil og poppel.

Bålplads, fast underlag, mindst fem meter til huset, bålfadet max. 80 cm.

Haveaffald: haveaffald skal være samlet i afgrænsede bunker , haven skal give indtryk af at være passet.

Arbejdsdag d. 19/6-2021: Opgaver , se referat af d. 11/5- 2021

Nogle havelejere har opgaver der klares flere gange i løbet af sommeren. Vi laver en skriftlig aftale om hvornår og hvor ofte opgaven skal løses. Ca. 6 timers arbejde om året. Dette istedet for at deltage på arbejdsdagene.

Presenning

Svend Erik køber ind til at dække kompost beholderen til, skruer til kompostbeholder, kalk, træ til chikaner i små indgange.

Fælleshaven, Mette styrer holdet der.

Kompostpladsen : Kim og Michael styrer holdet der.

Randbeplantning klippes ind ved A14 – C14

Vi køber smørrebrød til voksne og Sofie bager pølsehorn til børnene, og kage til Alle

Muldtoilet;

Vi beder medlemmer om en tilkendegivelse, om de er interesseret i at benytte et fælles muldtoilet og dermed indgå i at renholde det.

Derefter vurderer vi om der er grund til at søge fonde om tilskud til udførelsen eller om vi skal droppe projectet.

EVT.

Redigering af Google siden, Svend Erik har set på siden, Michael retter den til.

Facebook fællesskabet: Mette vil kommunikere beskeder ud via fællesskabet.

Vi forsætter med at kommunikere via hjemmesiden.

Ventelisten: Vi udsender hvert år en forespørgsel om der stadig er interesse for at stå på listen. Der kan max stå 10 på listen.

Mødeleder: Mette. Referent: Karin.
Tilstede: Michael – Kim – Sven Erik – Gitte – Mette og Karin.
Dagsorden:
1.) Konstituering af bestyrelsen.
Bestyrelsen fortsætter med samme ansvarsfordeling, som det foregående år
dermed bevares kontinuitet.
Mette Formand. – Overordnet ansvar for kolonihaveforeningen, ro og orden,
dagsordner samt indkaldelser til møder.
Michael Næstformand – Træder ind som supp. hvis Mette er fraværende.
Hovedansvarlig for Hjemmesiden (som der snart kan arbejdes i).
Sven-Erik Kasserer. Hovedansvarlig for foreningens økonomi – udarbejder
regnskaber og budgetter. Opkræver haveleje (kontingent), inddrive restancer.
Kontrol med mailadresser og telefon nr. til medlemmerne.
Kim Bestyrelsesmedlem – praktisk orienteret, containerpladsen og
containeren, udlån af “maskinparken”, vedligeholdelse af maskinerne.
Gitte Bestyrelsesmedlem – Velkommen!! Gitte overtager mødereferaterne
som for fremtiden vil blive skrevet på pc’en under mødet.
Gitte er praktisk orienteret og vil gerne forberede mødeaktiviteter.
Karin Suppleant – indkaldes hvis der er forfald i bestyrelsen. Suppleanten
kan deltage i møderne med taleret ikke stemmeret, ved forfald har den både
tale og stemmeret.
Karin takker hermed af som aktiv i bestyrelsen.
2.) Hængepartier og praktisk arbejde.
Hjemmesiden.
Michael er ansvarlig for hjemmesiden. J.G. Er igang med at udarbejde en
pixibog, som vil være et arbejdsredskab til brugerne, som har eller får
adgang til siden. Der er ved at blive ryddet op på siden, så den kan startes
på punkt nul.
Michael efterlyser – hvad skal der være på hjemmesiden? Hvad skal sidenIndeholde?
Hjemmesiden skal indeholde alt om og af kolonihaveforeningen.
Chikaner.
De 3 chikaner skal etableres på efterårets arbejdsdag lørdag den 18.
september.
Kim udarbejder arbejdstegninger og materialeliste.
Kompostpladsen.
Der skal laves et nyt kompost rum. Det bliver etableret på den første
arbejdsdag lørdag den 19. juni.
Det store rum på pladsen skal have kalk og dækkes til med presenning.
Gitte indhenter tilbud på brugt/brugte presenninger.
Containeren skal have rejsning/tag Kim har etableret en arbejdsgruppe.
Arbejdet udføres snarest.
Muldtoilet m. solceller.
GF af 2019 fik bestyrelsen mandat til at gå videre med projektet.
Mette har modtaget en mail fra kommunen om, at der skal søges skriftligt.
Men hvem skal den stiles til!?
Gitte vil skaffe materialer på diverse solcelle/muldtoiletter.
Karin lave udkast til ansøgning.
Mette undersøge hvem der skal modtage ansøgningen.
Udvalg nedsat på generalforsamlingen af 11. Maj 2021.
Sommerfestudvalg: Mia, Dennis, Kim, Michael og Walther.
Vedtægtsudvalg: Michael, Harald, Nete og Karin.
Containeren.
En arbejdsgruppe bestående af: Kim, Harald, Michael, Karina, Dennis og
Torben! – vil lægge tag m. rejsning på containeren.Eventuelt.
Lørdag den 12. juni er der havevandring!!!
Det er ikke klart og tydeligt defineret hvad der skal vurderes og kigges efter,
eller påtales i de enkelte haver!
Hvad er havevandrings reglerne?
Hvordan forholder hvert enkelt bestyrelsesmedlem sig til det nye begreb
“vilde” haver.
Hvad er en “vild have” for dig?
Mette bad hvert enkelt medlem af bestyrelsen, lave et skriftligt oplæg!
(Spørgsmålet blev ikke taget op på generalforsamlingen, det blev tværtimod
anfægtet, at vedtægterne ikke bliver overholdt).
Hvordan får man tilbudt og tildelt en kolonihave i vores kolonihaveforening.
Der er ingen klare og tydelig regler for hvordan man kan få en kolonihave
enten med/eller uden hus i foreningen.
Vedtægterne for vores forening.
På sidste bestyrelsesmøde var der stor uenighed om, hvad og hvilke
vedtægter der er gældende – er der flere sæt vedtægter??
Næste møde tirsdag den 1. Juni 2021 kl. 10.00.
Referent Karin